Handels- wie steuerrechtlich sind für die Erfüllung von Aufbewahrungspflichten unstrittig Rückstellungen zu bilden. Das betrifft etwa die nach § 257 HGB aufzubewahrenden Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und Handelsbriefe. Dabei sind nicht sämtliche Unterlagen in Urschrift aufzubewahren, sondern teils können alternativ optische oder digitale Trägermedien platzsparend genutzt werden. Jüngst hat sich das FG Thüringen mit der Frage befasst, ob auch für Aufbewahrungsleistungen eine Rückstellung anzusetzen ist, wenn sie ohne zivilrechtliche Verpflichtung des Steuerberaters gegenüber Mandanten erbracht werden.
In Rechtsprechung und Literatur werden die Kriterien für den Ansatz von Verbindlichkeitsrückstellungen nicht einheitlich abgegrenzt. Man kann die Voraussetzungen aber mit Blick durch die handelsrechtliche Brille zu folgenden Kriterien verdichten: