Laut Rz. 119 der GoBD würde es zu einem formellen Fehler der Buchführung führen, wenn elektronische Belege ausgedruckt und der Papierausdruck mitsamt den anderen Papierbelegen abgeheftet würde. Vielmehr ist ein elektronisch erstelltes Dokument auch digital vorzuhalten (abzuspeichern), und zwar wiederum revisionssicher. Der Papierbeleg (Ausdruck) ist der weiteren Bearbeitung zu entziehen. Das gilt auch für Kontoauszüge im PDF-Format, die Bankkunden im Rahmen ihres Online-Banking erhalten. Dass die Bank selbst die GoBD-Sicherheit ihres elektronischen Kontoauszugs zusichert, hilft da nicht weiter.

Die GoBD bzw. zwischenzeitlich ergangene weitere Verlautbarungen der Finanzverwaltung verlangen im Übrigen, dass der digitale Beleg auch digital zu kontieren ist, zumal der ausgedruckte elektronische Beleg eben nicht als Papierbeleg gilt (vgl. Rz. 64 der GoBD). Für kleinere Betriebe dürfte diese Anforderung eine unüberwindbare Hürde darstellen, da ein entsprechendes Programm zunächst vorhanden sein muss bzw. die programmtechnischen Fähigkeiten nicht immer gegeben sind. Denn wer kann schon digital kontieren oder aber dem digitalen Beleg einen Datensatz mit Angaben zur Kontierung anhängen, wenn er kein professionelles Programm nutzt?

Die Finanzverwaltung weist übrigens lapidar darauf hin, dass jeder Steuerpflichtige sozusagen eine Willensentscheidung trifft, ob er Belege digital oder in Papierform beziehen möchte. Und wer sich für das digitale Verfahren entscheidet, muss halt die mehr oder weniger aufwendigen Konsequenzen tragen. Für mich bedeutet dies, dass das Online-Banking für kleinere Unternehmen damit nicht mehr praktikabel ist, denn ohne revisionssichere Speicherung und digitale Kontierung müssen sie fürchten, dass ihre Buchhaltung als nicht GoBD-konform gewertet wird. Zugtickets sollten Betroffene übrigens auch nicht online kaufen. Bestellungen bei Online-Händlern sollten unterbleiben und Telefonrechnungen sollten klassisch in Papierform angefordert werden. Da demnächst noch die Belegausgabe verpflichtend wird, dürften sich Papierhersteller freuen.