Unternehmensgröße macht träge – Umstellung einer digitalen Buchhaltung in großen Unternehmen

Papierrechnung: Ein Begriff, den man in wenigen Jahren hoffentlich erklären muss. Doch der Weg zur digitalen Buchhaltung ist noch weit, zumindest bei einigen Unternehmen. Ich habe es mir zur Aufgabe gemacht, bei jeder Papierrechnung anzurufen und um die Umstellung auf eine digitale Lösung zu bitten. Nicht immer wird mein Wunsch erhört. „Geht leider nicht.“ „Wir überlegen uns derzeit, ob wird bald umstellen sollen.“ „Wir schauen derzeit, wie viele Kunden keine Papierrechnung mehr haben möchten.“ Dies ist nur ein kleiner Auszug aus den Antworten, die ich erhalten habe.

Verständlich – große Unternehmen können nicht so leicht umstellen, denn nicht nur die Prozesse der Rechnungsüberprüfung, Bezahlung und der Freigabe müssen angepasst werden. Vor allem auch die Mitarbeiter benötigen entsprechende Unterstützung, um sich auf die Veränderungen einzustellen. Je größer das Unternehmen, desto umfangreicher und langwieriger ist dieser Prozess. Weiterlesen

Serie „Digitalisierung im Rechnungswesen“: Bringt der Umstieg auf elektronische Rechnungen überhaupt Vorteile?

Ja. Auf alle Fälle. Kostensenkung. Beschleunigung der Prozesse. Entlastung der Mitarbeiter. Schnellere Bearbeitung. Kein Verstreichen der Skontofrist mehr. Etwas viel auf einmal? Keine Sorge. Eine detaillierte Betrachtung erfolgt.

Die Papierrechnung ist laut aktueller Umfragen immer noch die Form, die von mehr als der Hälfte der Unternehmen bevorzugt wird. Wieso eigentlich? Papier sieht man. Man kann es anfassen. Es ist vorhanden. Der Umstieg auf eine pdf-Rechnung ist ungewohnt. Ist diese überhaupt rechtssicher? Der Jahreswechsel steht bald an. Und damit sicherlich auch ein Überdenken der Prozesse und Abläufe im Unternehmen. Ein neues Jahr ist immer eine gute Gelegenheit, Veränderungen anzugehen und umzusetzen. Das ist vielleicht etwas früh mit den guten Vorsätzen fürs neue Jahr. Aber diese wollen im Unternehmen geplant sein. Je nach Größe des Unternehmens müssen für die Umstellung der einzelnen Prozesse wenige Wochen bis mehrere Monate veranschlagt werden. Weiterlesen

Serie „Digitalisierung im Rechnungswesen“: Wozu? Wieso? Wie?

Papierrechnung. Vertraut. Aber nicht mehr zeitgemäß. Elektronische Rechnung. Geht das? Erkennt das Finanzamt sie an? Machen wir nicht. Es vergeht kaum eine Woche, in der ich nicht doch eine Papierrechnung bekomme. Wo bleiben die Innovationen? Ich habe umgestellt. Auf Digitalisierung. Seit 2017. Wurde auch Zeit. Mittlerweile habe ich mich daran gewöhnt. Die Umwelt freut sich. Wenn ich die Wahl habe, bestelle ich bei Lieferanten, die keine Papierrechnung mehr haben. Zu umständlich. Zu aufwendig. Zu langwierig.

Sicherlich bin ich nicht die Einzige, die mit diesem Thema immer wieder konfrontiert wird. Ich habe den Eindruck, dass viele sich der Umstellung aus Unsicherheit verweigern. Ging doch bisher auch. Ja schon. Aber ist kostenintensiver. Umständlicher. Umweltschädlicher. Und und und. Genügend Gründe also, endlich umzusteigen. Weiterlesen