Die korrekte Ermittlung des zu versteuernden Arbeitslohns anlässlich von Betriebsveranstaltungen hat für den Arbeitgeber im Rahmen der Lohnsteueranmeldung eine besondere Bedeutung, da er für die Lohnsteuer, die er einzubehalten und abzuführen hat, haftet. Zweimal jährlich kann er seinen Arbeitnehmern Zuwendungen in Form von Betriebsveranstaltungen bis zum Bruttobetrag der Aufwendungen von 110,- € steuerfrei zukommen lassen. Begleitpersonen des Mitarbeiters werden in den Freibetrag einbezogen, sofern in deren Teilnahme eine Entlohnung des Arbeitnehmers zu sehen ist und nicht die Förderung des Betriebsklimas im Vordergrund steht.

Wie ist aber bei einer betrieblichen Veranstaltung der jeweilige Arbeitslohn korrekt zu bewerten, wenn ein Teil der Arbeitnehmer der Veranstaltung (unerwartet) fernbleibt, die Gesamtaufwendungen des Arbeitgebers sich dadurch aber nicht verändern?

Der BFH hat hierzu entschieden (Urteil v. 29.04.2021, Az. VI R 31/18), dass in die Bemessungsgrundlage für Betriebsveranstaltungen alle Brutto-Aufwendungen des Arbeitgebers unabhängig davon einzubeziehen sind, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um den rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet (§ 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a S. 2 EStG).

Die Entscheidung des BFH entspricht der Ansicht der Finanzverwaltung (BMF Schreiben v. 14.10.2015 – IV C 5 – S 2332/15/10001). Nach dem BMF sind Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung insbesondere:

• Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten,
• die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten,
• Musik, künstlerische Darbietungen sowie Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Veranstaltung nicht im Besuch der kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft,
• Geschenke,
• Zuwendungen an Begleitpersonen des Arbeitnehmers,
• Barzuwendungen, die statt der zuvor genannten Sachzuwendungen gewährt werden, wenn ihre zweckentsprechende Verwendung sichergestellt ist,
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. für Räume, Beleuchtung oder Eventmanager, anwesende Sanitäter oder für die Erfüllung behördlicher Auflagen (z. B. mobiles Testpersonal wegen Corona-Inzidenz).

Erscheinen Arbeitnehmer nicht zu einer Betriebsveranstaltung (sog. No-Show) resultiert aus der aktuellen BFH-Entscheidung, dass sich die tatsächlichen Aufwendungen als Zuwendungen auf die teilnehmenden Arbeitnehmer verteilen. Möchte der Arbeitgeber vermeiden, dass die Freibetragsgrenze überschritten wird, ist er angehalten sog. No-Show-Raten in der Kalkulation der Betriebsveranstaltungen zu berücksichtigen. Dies gilt insbesondere dann, wenn sich z. B. der beauftragte Reiseveranstalter oder Gastro- und Cateringbetrieb nicht auf eine personengenaue Abrechnung einlässt und seine Leistung zum Pauschalpreis anbietet.

Beispiel: Im Falle einer Betriebsveranstaltung für 200 Arbeitnehmer und einer No-Show Rate von 20 % bedeutet dies, dass 160 Mitarbeiter an der Veranstaltung teilnehmen werden. Die Brutto-Aufwendungen des Arbeitsgebers für die gesamte Veranstaltung sollten dann bei EUR 17.600,- (160 .x. EUR 110,-) gedeckelt sein.

Aufgrund der (hoffentlich) weiter steigenden Impfquote in der Bevölkerung ist es vielen Arbeitgebern bald wieder möglich, typische Betriebsveranstaltungen wie beispielsweise Betriebsausflüge, Betriebsreisen, Weihnachtsfeiern, Jubiläums- oder Karnevalsfeiern für ihre Mitarbeiter zu organisieren. In Zukunft ist allerdings davon auszugehen, dass nicht jeder Mitarbeiter derlei Veranstaltungen wird wahrnehmen wollen (Ansteckungsrisiko, fehlendes Interesse) und vielleicht auch nicht wird wahrnehmen dürfen (Quarantäne, Auflagen des Gastronomiebetriebs betreffend Ungeimpfter / Ungetesteter). Diesen Aspekt sollte der Arbeitgeber bei der Planung des nächsten Firmen-Events berücksichtigen, damit sich der in der Veranstaltung ausgedrückte Dank an seine Arbeitnehmer für diese nicht in eine steuerliche Belastung verkehrt.

Für weitere Details zu diesem Urteil lesen Sie die NWB Online-Nachricht: Einkommensteuer / Lohnsteuer | Arbeitslohn anlässlich von Betriebsveranstaltungen (für Abonnenten kostenfrei)