Zunehmender Aufbau von Bürokratie – Elektronische Aufbewahrung von Unterlagen

Insbesondere für die Generation Y, der auch ich angehöre, ist das BMF-Schreiben vom 14. November 2014 zu den lang erwarteten „Grundsätze(n) zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ eine Enttäuschung. Unternehmen, die ihre Daten digital aufbewahren möchten, sind mit einer zunehmenden Komplexität anstatt dem gewünschten Abbau von Bürokratie konfrontiert.

Es ist davon auszugehen, dass die Entscheidungsträger die Buchhalterkladden und Lochkarten noch selbst erlebt haben. Für meine Generation klingen die Berichte von älteren Buchhaltern wie eine uralte Geschichte, die man kaum glauben kann. Selbst das Buchen ohne Buchhaltungssoftware ist für sie kaum vorstellbar.
Auch wenn es den Berufsorganisationen der Steuerberater gelungen ist, einige Zugeständnisse seitens der Finanzverwaltung zu erhalten, ist es noch ein langer Weg bis zum tatsächlichen Abbau der Bürokratie. Reformen des HGBs hatten immer wieder als Ziel, die Bürokratie für Unternehmen zu verringern. Denn jeder Euro, den die Unternehmen für die Verwaltung ausgeben müssen, fehlt unter anderem für Investitionen in Forschung und Entwicklung. Im Folgenden soll auf einige Punkte des BMF-Schreibens näher eingegangen werden.
Als lediglich geringes Entgegenkommen ist zu verzeichnen, dass eine als Transportmittel dienende E-Mail nicht aufbewahrt werden muss. Anders gesagt: Wird eine Rechnung per E-Mail verschickt, muss „lediglich“ die Rechnung aufbewahrt werden, die E-Mail nicht. Wenn die elektronische Nachricht hingegen aufbewahrungspflichtige Informationen enthält, gilt diese Regelung nicht. Fraglich ist, welchen Mehrwert eine derartige elektronische Aufbewahrung einer E-Mail, die lediglich eine Rechnung enthält, bringen würde. Eine Pflicht, diese E-Mails gesondert abzuspeichern, wäre meines Erachtens unnötige bürokratische Pflicht für die Unternehmen.
Eine originär digitale Datei muss sowohl in gedruckter als auch digitaler Form aufbewahrt werden. Allein die Regelungen zum Scannen sind etwas übervorsichtig – um es im wahrsten Sinne des Wortes „vorsichtig“ zu formulieren. So muss dokumentiert werden, wer (!) scannen darf, wann gescannt wird und was gescannt werden darf. Beim ersten Lesen stellt sich durchaus die Frage, ob dies wirklich ernst gemeint sein kann? Wahrscheinlich schon, auch wenn das BMF-Schreiben kurz nach dem 11.11.2014 veröffentlicht wurde. Bei derartigen Regelungen ist fraglich, ob sich durch die digitale Aufbewahrung von Unterlagen tatsächlich eine Erleichterung für Unternehmen ergeben wird. Wenn es lediglich dazu führt, dass die Regelungen immer komplexer werden, können wir bei der alten Methode bleiben. Denn so oder so: Entweder wir machen uns aufgrund der Komplexität der teilweise unverständlichen Aufbewahrungsvorschriften lächerlich oder wir hinken beim technischen Fortschritt hinterher.

Fazit: Es bleibt zu hoffen, dass in absehbarer Zeit Personen der Generation Y in die entsprechenden Positionen kommen, um das System zu reformieren. Denn sie nicht mit der Lochkarte, sondern E-Mails und Buchhaltungssoftware groß geworden.

Weiterführende Literaturhinweise:
Odenthal, Roger (2015): Was bedeuten die neuen GoBD für die Praxis? – ein Kommentar, BBK vom 06.02.2015, Seite 122-123
Herrfurth, Jörg (2015): Die neuen GoBD zur DV-gestützten Buchführung und zum Datenzugriff, StuB vom 10.04.2015, Seite 250-256

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