Die zwei Strömungen im Bereich der Verfahrensdokumentationen

Wie schon einmal geschildert halte ich selbst viele Seminare zu dem Thema GoBD, nehme aber andererseits auch an vielen Veranstaltungen als Zuhörer teil. Und nun kristallisiert sich so langsam aber sicher heraus, dass es im Bereich der Erstellung von Verfahrensdokumentationen zwei Strömungen gibt: die einen favorisieren umfangreiche Dokumentationen, die anderen halte kurze Erläuterungen, gegebenenfalls in Checklistenform oder als Diagramme, für ausreichend. Ich selbst tendiere, da ich die vielen kleinen Unternehmen vor Augen habe, zu Checklisten, die innerhalb von maximal einer oder zwei Stunden ausgefüllt werden können – und zwar in der Regel vom Mandanten selbst. Dabei mache ich aber folgende Einschränkung:

  • Sind – auch bei kleineren Unternehmen – spezielle Programmierungen vorgenommen worden oder bestehen Schnittstellen zwischen den Programmen, bedürfen diese einer ausführlichen Erläuterung. Aber auch hierzu gibt es bereits Checklisten Verfahrensdokumentation
  • Für Betriebe mit (Registrier-)Kassen gilt: Sofern lediglich eine Kasse im Einsatz ist, hilft ebenfalls eine einfache Checkliste weiter. Wer jedoch komplette Kassensysteme nutzt, wird die Verfahrensdokumentation ohne die Unterstützung des Kassenaufstellers kaum fertigen können. Insofern bedarf es also externer Unterstützung.

Andere Referenten haben sicherlich eher mittelständische Unternehmen vor Augen. Und hier sind umfassende Verfahrensdokumentationen angezeigt.

Ich persönlich plädiere aber dafür, die Unternehmensgröße bei der Erstellung der Verfahrensdokumentationen im Auge zu behalten. Aus meiner Sicht ist es überdimensioniert, wenn nun ein Handwerker, der lediglich ein Fakturierungsprogramm einsetzt und im Übrigen die Buchhaltung komplett durch seinen Steuerberater erledigen lässt, sogar die in seinem Unternehmen eingesetzten Druckertypen auflisten soll. Das interessiert nun wirklich keinen Prüfer. Letztere gehen nach meiner Erfahrung ohnehin ebenfalls checklisten-basiert vor. Insofern dürfte es ausreichen, die Verfahrensdokumentation ebenfalls in dieser Art zu erstellen.

Aber noch einmal: Bei Schnittstellen, Programmierungen und Kassensystemen sieht die Welt anders aus.

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