Dürfen Verfahrensdokumentationen für die Jahre vor 2015 angefordert werden?

Im Rahmen von Betriebsprüfungen werden nun zunehmend auch die Verfahrensdokumentationen für Jahre vor 2015 angefordert, wenn der Prüfungszeitraum etwa auch die Veranlagungszeiträume 2013 und 2014 umfasst. Ich werde diesbezüglich im Rahmen von Seminaren immer wieder gefragt, ob eine derartige Anforderung zulässig ist. Nun, bereits in den alten GoBS hieß es: “Der Nachweis der Durchführung der in dem jeweiligen Verfahren vorgesehenen Kontrollen ist u. a. durch Programmprotokolle sowie durch die Verfahrensdokumentation … zu erbringen.” (vgl. BMF 7.11.1995, BStBl 1995 I S. 738, und zwar dort unter II. “Beleg-, Journal- und Kontenfunktionen”). Insofern ist die Antwort eigentlich einfach: Ja, die Verfahrensdokumentationen dürfen auch für die Altjahre angefordert werden. Aber: Was geschieht, wenn sie nicht vorgelegt werden (können)? Hier wird es interessanter, denn in der tatsächlichen Übung der Finanzverwaltung sind die Verfahrensdokumentationen früher so gut wie nie angefordert worden. Daraus kann meines Erachtens gefolgert werden, dass eine Verwaltungsanweisung, die nicht praktiziert wird, nach dem Grundsatz von Treu und Glauben eine Art Vertrauenstatbestand geschaffen hat, der eine Hinzuschätzung bei Nichtvorlage verhindern kann. Ob diese Haltung gerichtsfest ist, vermag ich jedoch nicht zu beurteilen.

Nun sollte man aber fernab der theoretischen Erörterungen die praktischen Fälle vor Augen halten:

  • Wer in der Vergangenheit ordentlich gebucht und seine Vorsysteme “im Griff hat”, wird seitens der Finanzverwaltung kaum mit Repressalien rechnen müssen, wenn er für die Jahre vor 2015 keine Verfahrensdokumentation vorlegen kann. Der ordentliche Kaufmann wird im Übrigen kaum Probleme haben, die Dokumentation gegebenenfalls auch heute noch zu erstellen.
  • Wer aber in der Vergangenheit gegen die Kontenwahrheit und -klarheit verstoßen, Schnittstellenprobleme zwischen den Systemen hingenommen oder sogar bewusst manipuliert hat, wird einer Hinzuschätzung nicht mit dem Argument begegnen können, die GoBS hätten keine Relevanz gehabt.
  • Wirklich kritisch wird es, wenn ein junger technikaffiner Prüfer “auf der Matte” steht, der nun “auf Teufel komm ´raus” auf der Verfahrensdokumentation” für die Altjahre beharrt und ansonsten bei Nichtvorlage – ohne weitere Prüfungshandlungen – mit Hinzuschätzungen droht. Hier würde ich gegebenenfalls ein klärendes Gespräch mit dem Sachgebietsleiter suchen und fragen, ob das die Marschrichtung des Finanzamts allgemein ist. Falls dem tatsächlich so ist, muss notfalls ein Klimagespräch zwischen den Vertretern von Kammern/Verband mit dem Vorsteher des Finanzamts anberaumt werden. Mir selbst ist aber kein Fall bekannt, in dem ein Gespräch mit dem Sachgebietsleiter nicht weitergeholfen hat. Um Missverständnisse auszuschließen: Es geht nur um die Fälle vor 2015 und auch nur um die Fälle, in denen der Mandant sein Rechnungswesen im Griff hat. Wer manipuliert oder mit einem fehlerhaften EDV-System gearbeitet hat, kann sich das Klimagespräch wohl schenken.

Mich interessiert Ihre Erfahrung. Sind bei Ihnen bzw. Ihren Mandanten schon Hinzuschätzungen wegen fehlender Verfahrensdokumentationen für Altjahre erfolgt?

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