Innerhalb welchen Zeitraums sind Dokumente im DMS abzuspeichern?

Gemäß Rn. 107 ff. der GoBD  muss das zum Einsatz kommende Datenverarbeitungssystem die Gewähr dafür bieten, dass besteuerungsrelevante Informationen (Programme und Datenbestände) nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Letztlich sind also digitale Belege (PDF-Rechnungen etc.) in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) abzuspeichern.

Kürzlich bin ich gefragt worden, innerhalb welchen Zeitraums die Speicherung einer erhaltenen oder versandten Rechnung in dem DMS erfolgen muss. Leider habe ich darauf keine gesetzlich normierte Antwort, das heißt, erst die Gerichte werden irgendwann entscheiden müssen, ob Belege sofort (umgehend) im DMS abgespeichert werden müssen oder ob das auch erst nach einigen Wochen erfolgen darf.

Aber: Bis auf Weiteres würde ich mich an das BMF-Schreiben vom 4.4.2018 (BStBl 2018 I S. 592) halten, in dem es u.a. um das elektronische Fahrtenbuch geht. Die dortige Tz. 3.2 lautet: “… Es bestehen keine Bedenken, ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, jedenfalls dann als zeitnah geführt anzusehen, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass (Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner) innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden.”

Diese Sieben-Tages-Frist könnte zumindest eine gute Argumentationsgrundlage sein, wenn es zu Diskussionen mit der Finanzverwaltung kommen sollte.

Weitere Informationen:

BMF v. 04.04.2018 – IV C 5 – S 2334/18/10001

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