Qual der Wahl: Buchführung auslagern oder selbst erledigen?

Eine Frage, die immer wieder in meinen Seminaren gestellt wird – auf die dann folgt: Wie würden Sie dies handhaben? Antwort: Kommt drauf an. Es hängt von den individuellen Begleitumstände und einer Vielzahl von Faktoren ab. Vor allem aber spielt die Größe des Unternehmens eine Rolle. Ich weiß, diese Antwort führt nicht weiter. Letztendlich haben beide Möglichkeiten Vor- und Nachteile. Betrachten wir die Argumente im Einzelnen.

Inhouse:
Wird die Buchhaltung direkt im Unternehmen erledigt führt dies zu kürzeren Wegen. Der zuständige Mitarbeiter kennt die Besonderheiten des Unternehmens und kann die einzelnen Geschäftsvorfälle entsprechend auf den Konten erfassen, denn schließlich soll die Buchhaltung aussagekräftig sein. Werden beispielsweise für ein Bankgespräch aktuelle Zahlen benötigt, kann dies bei der Inhouse-Buchführung schneller erstellt werden, denn der Koordinationsaufwand zwischen dem Unternehmen und dem Buchhaltungs-Dienstleister entfällt. Zudem sind die korrekte Zuordnung der Belege sowie die Vornahme eventueller Korrekturen schnell und einfach möglich.

Also lieber selbst in die Hand nehmen? Bei einem kleinen Unternehmen schlagen die Kosten für den Mitarbeiter nicht unerheblich zu Buche. Auch die erforderliche Buchhaltungssoftware ist mit laufenden Ausgaben verbunden. Bei einer guten Auftragslage mag dies vielleicht unproblematisch sein, allerdings ist in Zeiten sinkender Umsätze der Kostenblock der gleiche – diesen Nachteil gibt es bei der Auslagerung nicht.

Outsourcing:
Ein wichtiger Grund die Buchhaltung auszulagern ist bei den Seminarteilnehmern oftmals folgender Aspekt: Sofern nur eine Person für die Buchhaltung zuständig ist, bleibt Arbeit liegen, wenn diese Urlaub hat oder krank ist. Viele entscheiden sich daher sogar dafür, einen Dienstleister zu beauftragen, der nicht nur die Buchhaltung übernimmt, sondern auch bei Fragen der Kunden als telefonischer Ansprechpartner zur Verfügung steht.

Bei einer Auslagerung besteht unter anderem der Vorteil, dass die Kosten von der Auftragslage abhängen und daher im Gegensatz zur eigenen Buchhaltung variabel sind. Auch wenn die Buchhaltung im Unternehmen selbst durchgeführt wird, erstellt in der Regel der Steuerberater den Jahresabschluss und die Steuererklärungen. Erledigt dessen Kanzlei auch die Buchhaltung, erleichtert dies wiederum jedoch die Erstellung des Jahresabschlusses.

Was sich immer wieder zeigt:
Die Menge an Arbeit für die Buchhaltung hängt von der Mitarbeiteranzahl ab. Sofern ein Unternehmen wächst, kann es sich lohnen, einen eventuellen Umstieg von der Auslagerung hin zur Einstellung von Personal in Betracht zu ziehen.

 

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