Serie „Digitalisierung im Rechnungswesen“: Das Ende der Papierrechnung naht – zumindest bei öffentlichen Auftraggebern

E-Rechnungsgesetz erfordert Umstellung auf elektronische Rechnungen für betroffene Unternehmen

Ab 2020 dürfen öffentliche Auftraggeber keine Papierrechnungen mehr annehmen. Hoppla. Das ist ja schon in drei Jahren. Digitalisierung. Im Eilschritt. Diese Schnelligkeit überfordert mich. Wie soll die Umstellung derart schnell gelingen? Meine Kreativität kommt an ihre Grenzen.

Aber nun der Reihe nach. Die EU-Richtlinie 2014/55EU schreibt vor, dass ab dem 27. November 2018 Bundesbehörden und Verfassungsorgane elektronische Rechnungen annehmen müssen – unabhängig von der Höhe des Rechnungsbetrages. Bis dahin müssen die obersten Behörden also in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Alle anderen folgen ein Jahr später.

Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung soll ab dem 27.11.2020 gelten. Ausnahmen? Ja. Bei Direktaufträgen, deren voraussichtlicher Netto-Rechnungsbetrag nicht mehr als 1.000 EUR beträgt.

Was ist mit anderen öffentlichen Auftraggebern wie beispielsweise Ländern und Kommunen? Die Umsetzung kommt auch. Vermutlich. Dann wird die EU-Richtlinie vollständig genutzt. Warten wir mal ab. Richtlinie hin oder her – das Personal muss auch entsprechend vorbereitet werden. Der Umstieg stößt zusammen mit dem zunehmenden Eintritt der Babyboomer in den Ruhestand.

Vorteile des Umstiegs? Kostenverringerung und Prozessoptimierung. Vor dem Hintergrund des Eintritts der Babyboomer in den Ruhestand sicherlich auch notwendig. Denn es kommen weniger jüngere Arbeitskräfte nach. Stichwort: Fachkräftemangel.

Es soll sogar eine Rechnungseingangsplattform entwickelt werden, um die Bundesbehörden zu unterstützen. Dann hoffen wir, dass diese bereits entwickelt wird. Ansonsten wird es eng mit einer zeitnahen Umsetzung bei der Einführung der gesetzlichen Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern. Mal ganz davon abgesehen, dass auch hier möglicherweise die Fachkräfte für die Entwicklung fehlen.

Die Frage ist für alle betroffenen Unternehmen also nicht, ob umgestellt wird, sondern nur wann und wie. Sofern die Umsetzung für 2018 nicht auf der Agenda steht, sollte sie spätestens für 2019 ganz oben Platz finden. Gerade für Unternehmen, mit einem hohen Auftragsvolumen öffentlicher Auftraggeber wird dies von großer Bedeutung sein.

Kleinere Unternehmen werden sich möglicherweis überlegen, ob die gezwungene Umstellung sich bei einem kleinen Auftragsvolumen überhaupt lohnt. Denn auch wenn die Umstellungskosten überschaubar sein dürften: Auch die Mitarbeiter müssen möglicherweise entsprechende Fortbildungen erhalten, die Prozesse müssen verändert werden. Denn eine einfache pdf-Rechnung, wie sie bereits in der Privatwirtschaft in immer größerem Umfang verschickt werden, ist nicht ausreichend, da es sich um reine Bilddateien handelt.

Fazit: Die Digitalisierung im Rechnungswesen kommt. Auch bei öffentlichen Auftraggebern. Die Papierrechnung ist vom Aussterben bedroht. Zumindest teilweise.

Lesen Sie dazu auch:

RICHTLINIE 2014/55/EU DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen

 

 

 

 

 

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