Nach § 4 Abs. 7 EStG müssen Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Das gilt natürlich nur bei der Gewinnermittlung und nicht bei Arbeitnehmern. Der BFH musste sich nun aber mit der Frage befassen, wie und vor allem wann ein Steuerpflichtiger der Aufzeichnungspflicht nachkommen muss.
Seine Antwort ist eindeutig: Der Aufzeichnungspflicht gemäß § 4 Abs. 7 EStG für Aufwendungen des häuslichen Arbeitszimmers wird in inhaltlicher und zeitlicher Hinsicht nur genügt, wenn sämtliche Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer und dessen Ausstattung einzeln und zeitnah in einer besonderen Spalte der Ausgabenaufzeichnungen, zumindest aber gebündelt in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument aufgezeichnet werden. Bagatellfälle gibt es im Übrigen nicht (BFH-Urteil vom 24.3.2026, VIII R 6/24).
Der Sachverhalt zur Aufzeichnungspflichtverletzung
Ein Freiberufler ermittelte seinen Gewinn per Einnahmen-Überschussrechnung. Für seine Tätigkeit nutzte er ein häusliches Arbeitszimmer. Die Belege für die Aufwendungen, die mit dem häuslichen Arbeitszimmer zusammenhingen, hatte er im Laufe des Jahres gesammelt und erst bei Erstellung seiner Steuererklärung zusammengefasst. Dies entspricht nach Ansicht des BFH aber nicht den Anforderungen des § 4 Abs. 7 EStG. Die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer wurden daher – wegen Verletzung der Aufzeichnungspflicht – insgesamt nicht als Betriebsausgaben berücksichtigt.
Die Begründung des BFH
Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer i.S. des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Die Verletzung der Aufzeichnungspflicht führt dazu, dass der Betriebsausgabenabzug gemäß § 4 Abs. 7 Satz 2 EStG insgesamt ausgeschlossen ist. Auch in so genannten Bagatellfällen kann von den besonderen Aufzeichnungspflichten des § 4 Abs. 7 EStG nicht abgesehen werden.
Die Aufwendungen müssen einzeln, getrennt von den übrigen Betriebsausgaben und zeitnah aufgezeichnet werden. Hierfür ist eine Aufzeichnung der Aufwendungen auf einem besonderen Konto der Buchführung (bei Gewinnermittlung durch Bestandsvergleich) oder in einer besonderen Spalte im Rahmen der Ausgabenaufzeichnungen (bei Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG) erforderlich. Zumindest müssen die Kosten gebündelt in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument aufgezeichnet werden. Auch eine geordnete Belegsammlung mit unterjährig zusätzlicher periodisch zeitnaher Eintragung der Summen in die entsprechende Spalte eines Journals genügt den Anforderungen. Nur so ist die sachlich zutreffende Zuordnung solcher Aufwendungen und die einfache Prüfung ihrer Abziehbarkeit gewährleistet.
Eine bloße Belegsammlung reicht nicht indes aus. Auch eine Belegsammlung mit Addition der Positionen nach Abschluss des Veranlagungszeitraums reicht grundsätzlich nicht aus.
„Zeitnah“ bedeutet, dass die Aufzeichnungen regelmäßig innerhalb einer Frist von zehn Tagen vorzunehmen sind. Ausnahmsweise dürfen sie allenfalls einen Monat aufgeschoben werden. Der Kläger ist dieser Pflicht nicht nachgekommen, denn er hat die maßgebenden Belege über das Streitjahr gesammelt und erst im Rahmen der Erstellung der Steuererklärung eine Aufstellung über sämtliche Gebäudekosten gefertigt.
Es reicht zudem nicht aus, dass die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer im Formular der Einnahmen-Überschussrechnung („Anlage EÜR“) eingetragen wurden. Denn das Formular hat nur die gesonderte Erfassung der Abschreibungsbeträge und im Übrigen die Angabe der Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer in einer Summe vorgesehen.
Denkanstoß
Das BMF lässt in seinem Schreiben vom 15.8.2023 (BStBl 2023 I S. 1551) folgende Vereinfachungsregelung zu: Es bestehen keine Bedenken, wenn die auf das häusliche Arbeitszimmer anteilig entfallenden Finanzierungsaufwendungen im Wege der Schätzung ermittelt werden und nach Ablauf des Wirtschafts- oder Kalenderjahres eine Aufzeichnung aufgrund der Jahresabrechnung des Kreditinstitutes erfolgt. Entsprechendes gilt für die verbrauchsabhängigen Aufwendungen wie z.B. für Wasser- und Energie. Es ist ausreichend, Abschreibungsbeträge einmal jährlich – zeitnah nach Ablauf des Kalender- oder Wirtschaftsjahres – aufzuzeichnen.
Der BFH scheint dieser Vereinfachungsregelung aber skeptisch gegenüberzustehen, denn er nimmt dazu mit den Worten Stellung: „Selbst, wenn man dem folgen wollte …“. Zudem weist er ausdrücklich darauf hin, dass diese Regelung beispielsweise nicht für Aufwendungen der Heizungswartung, der Wohngebäudeversicherung, einer Rollladenreparatur oder der Haushaftpflichtversicherung gelten würde. Es ist also äußerste Vorsicht geboten.
Übrigens, nur am Rande: Die besonderen Aufzeichnungspflichten nach § 4 Abs. 7 EStG gelten beim Abzug der Jahrespauschale nicht (BMF-Schreiben vom 15.8.2023, BStBl 2023 I S. 1551, Rz. 26). Der BFH musste sich mit der Rechtmäßigkeit dieser Vereinfachungsregelung allerdings nicht befassen, da es um einen Fall aus dem Jahr 2017 ging. Es wäre aber interessant gewesen zu erfahren, wie er hier die Aufzeichnungspflichten gewertet hätte.
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