E-Rechnung wird verpflichtend!

Bereits im April hatte das BMF einen Diskussionsentwurf zu einer verpflichtenden elektronischen Rechnungstellung erstellt. Er ist nun in den Referenten- und nachfolgend in den Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes eingegangen. Was kommt auf die Unternehmen zu?

Hintergrund

Die EU plant auf dem Gebiet der Umsatzsteuer (mal wieder) großes: So hatte die EU-Kommission im Rahmen der ViDA-Initiative die Einführung eines elektronischen Meldesystems geplant, das u. a. die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen ersetzen soll. Bereits in 2028 sollen die Änderungen in Kraft treten. In Vorbereitung darauf ist bereits ab 2024 eine geänderte Definition des Begriffs „Elektronische Rechnung“ geplant. Hier bestand allerdings eine Schwierigkeit. Denn um die e-Rechnungspflicht bereits im Vorgriff auf die EU-weiten ViDA-Maßnahmen umsetzen zu können, bedurfte es einer ausdrücklichen Genehmigung durch den EU-Rat. Dieser erfolgte am 25.7.2023.

Was ist geplant?

Ab dem 1.1.2025 wird eine elektronische Rechnung (e-Rechnung) gem. § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG-E definiert als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt wird, übermittelt und empfangen. Das ermöglicht eine elektronische Verarbeitung. Ferner muss die Rechnung den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen (CEN-Format EN 16931). Rechnungen, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen, gelten als „sonstige Rechnungen“. Unter den Begriff der sonstigen Rechnung fallen also Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden. Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung betrifft ausschließlich Umsätze im Inland zwischen Unternehmen.

Die neue Verpflichtung zur elektronischen Rechnung (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG-E)

Die Verpflichtung, zur Ausstellung einer e-Rechnung betrifft nur Leistungen im B2B. Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein. Die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung gilt ab dem 01.01.2025.

Übergangsregelungen

Die hohen Umsetzungsaufwendungen haben zum Anlass gegeben, dass Übergangsregelungen gelten (§ 27 Abs. 39 UStG-E). So dürfen bis Ende des Jahres 2025 für in 2025 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben zulässig, allerdings ist hierfür (wie bisher) die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich (§ 27 Abs. 39 Nr. 1 UStG-E). Ferner dürfen bis Ende 2026 für in 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, werden gestattet. Auch hier ist eine Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Ferner ist eine zusätzliche Voraussetzung, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz von max. 800.000 EUR hat (§ 27 Abs. 39 Nr. 2 UStG-E). Im Jahr 2027 dürfen weiterhin für in 2026 bzw. 2027 ausgeführte B2B-Umsätze elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, übermittelt werden, wenn der Rechnungsempfänger zugestimmt hat. Zusätzliche Voraussetzung ist, dass die Übermittlung mittels elektronischem Datenaustausch erfolgt (§ 27 Abs. 39 Nr. 3 UStG-E). Papierrechnungen sind folglich im B2B-Bereich ab 2027 grundsätzlich nicht mehr zulässig.

Zwingende Anwendung ab 2028

Ab dem 01.01.2028 gibt es keine Ausnahmen mehr. Hier müssen die neuen Anforderungen an die e-Rechnung und ihre Übermittlung dann zwingend eingehalten werden. Für die Ausgestaltung des strukturierten elektronischen Formats der elektronischen Rechnungen wurde in § 14 Abs. 6 UStG-E dazu eine neue Ermächtigung für das BMF aufgenommen.

Vorausschauende Vorbereitung

Der deutsche Gesetzgeber meint es ernst und will die Vorgaben der EU zeitnah und zügig umsetzen. Zwar bleibt den Unternehmen bis zum Jahr 2028 noch ein wenig Zeit. Eine frühzeitige und vorausschauende Umstellung auf die neuen Systeme erscheint aber dringend erforderlich. Ob etablierte Verfahren wie der elektronische Datenaustausch (EDI) auch über den 31.12.2027 weiter anwendbar bleiben werden, wie vielerorts von Kritikern gefordert, bleibt fraglich. Das Geschehen der e-Rechnung sollte daher in jedem Falle auf den Agenden der umsatzsteuerlichen Abteilungen der Unternehmen hoch oben stehen.

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