Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – was ist zu tun aus Arbeitgebersicht?

„Der gelbe Schein“ wird elektronisch – eigentlich schon mit dem Bürokratieentlastungsgesetz III in 2019 beschlossen, kommt nach einer längeren Pilotierungsphase endgültig die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) zum 1.1.2023.

Leider müssen die Arbeitgeber in Zukunft zweigleisig fahren, da kein vollständiger elektronischer Umstieg möglich ist. Das ist wirklich ärgerlich, denn die eAU gilt nur für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmende und für Minijobs außerhalb von Privathaushalten. Des Weiteren sind Ärzte von der Übermittlungspflicht ausgenommen, die nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmen.

Was ist neu im Anwendungsbereich der eAU?

Wird eine sog. Arbeitsunfähigkeit festgestellt, übermittelt der Arzt (m/w/d) die notwendigen Daten, die sich bisher auf der papierhaften Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung befunden haben, elektronisch an die zuständige Krankenkasse. Nachdem der Arbeitgeber über die AU seines Mitarbeitenden informiert wurde, ruft er die Daten (Name des Beschäftigten, Beginn/Ende der Arbeitsunfähigkeit, Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit, Kennzeichnung Erst-/Folgemeldung, Hinweis Arbeitsunfall) bei der zuständigen Krankenkasse ab.

Intern sollte man die Prozesse der Krankmeldung im Unternehmen nochmals überprüfen, z.B. wie meldet sich der Mitarbeitende krank, wann wird die eAU in Zukunft abgerufen (Turnus/ Häufigkeit). Auch ein Systemcheck des jeweiligen Abrechnungsprogrammes ist zwingend erforderlich um sicherzustellen, dass der Abruf ohne technische Probleme möglich ist. Bei Minijobs benötigen die Arbeitgeber zukünftig Angaben des Mitarbeitenden zur Krankenkasse, so dass dies bereits im Onboarding-Prozess zu berücksichtigen ist.

Meldepflicht der Mitarbeitenden bleibt unverändert

Die Mitarbeitenden müssen weiterhin den Arbeitgeber über die Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit unterrichten. Hier besteht Kommunikationsbedarf im Unternehmen: Es darf keinesfalls der Eindruck entstehen, dass in Zukunft alles automatisiert erfolgt. Im Übrigen haben die Arbeitnehmende weiterhin einen Anspruch auf eine papierhafte AU-Bescheinigung, um in Härtefällen das Vorliegen einer AU nachzuweisen.

Fazit:

Das zweigleisige Verfahren macht die Prozesse im Unternehmen nicht effizienter. Für die Arbeitgeber bleibt auch spannend, ob die Meldedaten ohne Technikprobleme zeitnah zur Verfügung gestellt werden und in der Abrechnung weiterverarbeitet werden können.

Die Krankenkassen bzw. deren Rechenzentren sollten die verbleibenden Monate der Pilotierungsphase noch entsprechend nutzen.


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