Genügt eine Archivierungs-CD des Lieferanten den Aufbewahrungspflichten?

Offenbar fragen Einzelhändler immer häufiger bei der Finanzverwaltung an, ob sie auf die (körperliche) Aufbewahrung von Rechnungen und Lieferscheinen verzichten können, wenn ihre Lieferanten bzw. Großhändler die Unterlagen auf eine Archivierungs-CD brennen und ihnen zur Verfügung stellen. Leider werden derartige Anfragen von der Finanzverwaltung – soweit ersichtlich – negativ beschieden. Begründet wird dies zumeist wie folgt:

Gemäß § 147 Abs. 2 Nr. 1 AO können in Papier empfangene Rechnungen zwar auch auf einem Bildträger oder anderen Datenträger aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Dies setzt aber u. a. voraus, dass die Wiedergabe bildlich mit dem Original-Eingangsdokument übereinstimmt. Dabei müssen alle auf dem Original angebrachten Vermerke (Eingangsstempel, Sicht- und Kontrollvermerke, Korrekturen, Kontierungen etc.) erhalten bleiben.

Aufzubewahrende Unterlage kann folglich nur die Rechnung oder der Lieferschein sein, der dem Kunden zeitnah mit der jeweiligen Lieferung im Original zugegangen ist, und zwar unabhängig davon, ob der Kunde auf dieser empfangenen Unterlage tatsächlich Vermerke angebracht hat. Allein mit Aufbewahrung der Archivierungs-CD, die anhand der Daten des Lieferanten erstellt worden ist, erfüllt der belieferte Kunde seine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten folglich nicht. Die Archivierungs-CD gibt nämlich nicht die Originale des aufbewahrungspflichtigen Kunden wieder, sondern Unterlagen eines Dritten (vgl. Bayerisches Landesamt für Steuern v. 20.01.2017, S 0317.1.1-4/3 St42).

Meines Erachtens ist diese Haltung recht kleinlich, denn sofern die Archivierungs-CD für die Finanzverwaltung auslesbar ist, könnte sie relativ leicht erkennen, ob alle Geschäftsvorfälle zwischen Groß- und Einzelhändler ordnungsgemäß erfasst worden sind. Es bleibt zu hoffen, dass sich die Finanzverwaltung hier ein Stück weit bewegt.

Weitere Informationen:

Bayerisches Landesamt für Steuern v. 20.01.2017, S 0317.1.1-4/3 St42

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