Serie „Digitalisierung im Rechnungswesen“: Bringt der Umstieg auf elektronische Rechnungen überhaupt Vorteile?

Ja. Auf alle Fälle. Kostensenkung. Beschleunigung der Prozesse. Entlastung der Mitarbeiter. Schnellere Bearbeitung. Kein Verstreichen der Skontofrist mehr. Etwas viel auf einmal? Keine Sorge. Eine detaillierte Betrachtung erfolgt.

Die Papierrechnung ist laut aktueller Umfragen immer noch die Form, die von mehr als der Hälfte der Unternehmen bevorzugt wird. Wieso eigentlich? Papier sieht man. Man kann es anfassen. Es ist vorhanden. Der Umstieg auf eine pdf-Rechnung ist ungewohnt. Ist diese überhaupt rechtssicher? Der Jahreswechsel steht bald an. Und damit sicherlich auch ein Überdenken der Prozesse und Abläufe im Unternehmen. Ein neues Jahr ist immer eine gute Gelegenheit, Veränderungen anzugehen und umzusetzen. Das ist vielleicht etwas früh mit den guten Vorsätzen fürs neue Jahr. Aber diese wollen im Unternehmen geplant sein. Je nach Größe des Unternehmens müssen für die Umstellung der einzelnen Prozesse wenige Wochen bis mehrere Monate veranschlagt werden.

Eine Papierrechnung liegt im Briefkasten. Rechnungsbetrag: 3,50 EUR. Wenn alleine das Porto, die Kosten für den Briefumschlag und das Papier sowie die Umsatzsteuer abgezogen werden, bleibt nicht mehr viel übrig. Die sonstigen Kosten für das Produkt sind noch gar nicht abgezogen. Was dieses Beispiel zeigt: Bei jeder Papierrechnung fallen unter anderem Portokosten an. Durch Versenden von Rechnungen per E-Mail beispielsweise können diese vermieden werden. Kleinbeträge? In Europa werden derzeit schätzungsweise mehr als 30 Milliarden Rechnungen pro Jahr per Post verschickt. Bei diesem Umfang fallen nicht nur das Porto, sondern auch der Papierberg ins Gewicht.

Angenommen, jede Rechnung enthält genau ein Blatt Papier (Papierdicke 0,1 mm): Dann würden die Blätter aufeinander gestapelt eine Strecke von Freiburg im Breisgau nach Frankfurt am Main abgedeckt werden. Kurzum: Man könnte die Blätter wie Dominosteine aufstellen und würde damit eine Strecke von ca. 300 km füllen. Die Briefumschläge sind dabei noch nicht miteinberechnet. Dieses Beispiel zeigt: Es könnte auch eine Unmenge an Papier eingespart werden.

Durch den Umstieg auf elektronische Rechnungen würde nicht nur die Umwelt profitieren, sondern auch die Kosten des Unternehmens sinken – zumindest mittel- bis langfristig. Vorausgesetzt die Kosten für die digitale Archivierung und das Versenden per Mail verbraucht weniger Ressourcen. Diese Berechnung überlasse ich anderen.

Die Bearbeitungsdauer einer Eingangsrechnung könnte sich zudem deutlich verringern. Bisher muss die Papierrechnung in mittleren und größeren Unternehmen erst eine größere Reise im Unternehmen machen, bevor der Mitarbeiter in der Buchhaltung diese begleicht. Dieser lange Prozess über mehrere Tage kann beispielsweise dazu führen, dass Skontofristen verpasst werden. Eine digitale Weiterverarbeitung würde hier nicht nur Transparenz über den aktuellen Bearbeitungsstand schaffen, sondern auch die Mitarbeiter entlasten.

Ende gut, alles gut? Nicht ganz. Der Prozess darf nicht ohne die Kommunikation mit den Mitarbeitern erfolgen. Diese müssen von Anfang an miteingebunden werden, um Rückmeldungen zu den neuen Prozessen zu erhalten.

Mittel bis langfristig profitieren Unternehmen nicht nur von einer Reduzierung der Kosten, sondern auch der Beschleunigung der Prozesse und dadurch einer Entlastung der Mitarbeiter. Entschleunigung und langsame Rechnungsabwicklung führen beim Festhalten an Papierrechnungen weder zu einem geringeren Arbeitsvolumen noch zu einer Entlastung der Mitarbeiter.

Sie wollen das Thema mit in die Agenda für 2018 nehmen? Lesen Sie dazu nächsten Monat, wie Sie je nach Unternehmensgröße einen groben Fahrplan festlegen können.

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