Unternehmensgröße macht träge – Umstellung einer digitalen Buchhaltung in großen Unternehmen

Papierrechnung: Ein Begriff, den man in wenigen Jahren hoffentlich erklären muss. Doch der Weg zur digitalen Buchhaltung ist noch weit, zumindest bei einigen Unternehmen. Ich habe es mir zur Aufgabe gemacht, bei jeder Papierrechnung anzurufen und um die Umstellung auf eine digitale Lösung zu bitten. Nicht immer wird mein Wunsch erhört. „Geht leider nicht.“ „Wir überlegen uns derzeit, ob wird bald umstellen sollen.“ „Wir schauen derzeit, wie viele Kunden keine Papierrechnung mehr haben möchten.“ Dies ist nur ein kleiner Auszug aus den Antworten, die ich erhalten habe.

Verständlich – große Unternehmen können nicht so leicht umstellen, denn nicht nur die Prozesse der Rechnungsüberprüfung, Bezahlung und der Freigabe müssen angepasst werden. Vor allem auch die Mitarbeiter benötigen entsprechende Unterstützung, um sich auf die Veränderungen einzustellen. Je größer das Unternehmen, desto umfangreicher und langwieriger ist dieser Prozess.

Allerdings sollten Unternehmen auch an ihre Zukunftsfähigkeit denken. Es ist wichtig, den aktuellen Entwicklungen nicht zu weit hinterherzuhinken. Andernfalls besteht die Gefahr, irgendwann völlig den Anschluss zu verlieren. Auch wenn es bei größeren Unternehmen vielleicht weniger um das Thema geht, das Unternehmen attraktiv für einen Nachfolger zu machen, so bietet die Umstellung auf digitale Prozesse in der Buchhaltung dem Unternehmen einige Vorteile. Noch mögen ausreichend Arbeitskräfte vorhanden sein, aber die Babyboomer fangen so langsam an, in Rente zu gehen. Spätestens dann wird es an Arbeitskräften mangeln.

Vielfach besteht die Angst, dass bspw. die Freigabe von Rechnungen durch die falsche Person erfolgen kann, die eben dafür nicht die Autorisierung des Unternehmens hat. Wie jedoch die Vergangenheit und auch aktuelle Fälle zeigen, kann dies auch bei der Papierversion passieren. Ein Schutz allein ist das Papier hier also nicht.

Bei großen Unternehmen dauert es oft lange, bis Rechnungen beglichen werden. Dies liegt daran, dass die Rechnung erst durch mehrere Hände muss, bis sie endlich (wieder) in der Buchhaltung landet und bezahlt werden kann. Durch den digitalen Rechnungsumlauf anstelle einer Papierversion, kann dieser Prozess beschleunigt werden. Dies hat für das Unternehmen den Vorteil, dass die standortübergreifende Zusammenarbeit erheblich erleichtert wird. Denn man glaubt es kaum, aber das gibt es immer noch: Einzelne Standorte müssen die Rechnungen ausdrucken, gegenzeichnen und postalisch an die Zentrale schicken. Willkommen in der Steinzeit.

Der digitale Rechnungsumlauf trägt somit dazu bei, dass Skontofristen nicht mehr verpasst werden. Durch verspätete Zahlungen fallen beim Papierumlauf möglicherweise bisher entsprechende Mahngebühren an. Hier kann also das Unternehmen langfristig seine Kosten senken. Kurzfristig erfordert die Umstellung natürlich einiges an zeitlichem und finanziellem Aufwand. In Zeiten mit einer hohen Arbeitsauslastung ist dies sicherlich oftmals nicht zu stemmen. Die derzeitigen Meldungen deuten jedoch auf eine Abkühlung des Wirtschaftswachstums hin. Vielleicht ist eine geringere Auftragslage die Chance, die freie Zeit für die Umsetzung zukunftsträchtiger Arbeitsweisen zu nutzen.

Fazit: Auch wenn die Umsetzung digitaler Prozesse im Rechnungswesen einiges an Zeit und Ressourcen bindet, können Unternehmen langfristig profitieren.

 

Hinterlassen Sie eine Antwort

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Wir behalten uns die Löschung unangemessener Kommentare vor. Ebenso, wenn diese offensichtlich nicht mit Klarnamen/-Mail verfasst wurden. Erforderliche Felder sind markiert *

− 2 = 4