Unternehmen, die mit anderen Unternehmen Geschäfte machen (B2B), müssen seit 1.1.2025 technisch in der Lage sein, E-Rechnungen im sog. XML-Dateiformat zu empfangen, ab 1.1.2027 bzw. 2028 auch zu versenden. Verschicken Unternehmen ab 2027 keine korrekten E-Rechnungen, droht dem Rechnungsempfänger nach einem aktuellen BMF-Schreiben der Verlust des Vorsteuerabzugs.
Hintergrund
Nach § 15 UStG können Unternehmer die Umsatzsteuer, die ihnen von anderen Unternehmen für betriebliche Einkäufe in Rechnung gestellt wurde (Vorsteuer), mit der eigenen Umsatzsteuerschuld verrechnen. Dafür muss aber eine ordnungsmäße Rechnung nach § 14 UStG vorliegen, die den Steuerausweis und alle Pflichtangaben enthält.
Unternehmen sind bereits seit dem 27.11.2020 verpflichtet, alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes als elektronische Rechnung zu übermitteln. Im Bereich B2B sind E-Rechnungen seit 1.1.2025 verpflichtend, allerdings gelten hier Übergangsfristen für die Zeit bis 2028. Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 1.1.2027 unter näheren Voraussetzungen auch auszustellen.
Gemäß der EU-Richtlinie 2014/55 sind E-Rechnungen solche Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Eine E-Rechnung muss folglich alle relevanten Daten in einem strukturierten Format bereitstellen und den Anforderungen der EU Richtlinie entsprechen. Dies ist der Fall bei der XRechnung oder dem ZUGFeRD-Format.
Neues BMF-Schreiben vom 15.10.2026
Am 15.10.2026 hat das BMF (BMF v. 15.10.2026 – III C 5 – S 7287-a/00019/021/017) in einem neuen Schreiben Details zur richtigen Handhabung der E-Rechnung veröffentlicht. Das neue BMF Schreiben stellt klar (Rdz.8), dass die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben sich aus §§ 14, 14a UStG ergeben und auch für die E-Rechnung gelten. Für eine ordnungsmäßige E-Rechnung ist es erforderlich, dass im strukturierten Teil Informationen in einem Umfang enthalten sind, die die Kontrollfunktion der Rechnung erfüllen (Rdz.10). In Bezug auf die Leistungsbeschreibung bedeutet dies, dass diese Angaben eine eindeutige Identifizierung der abgerechneten Leistungen und deren steuerliche Behandlung ermöglichen müssen. Die Bezeichnung der Leistung muss eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen, über die abgerechnet worden ist.
Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) wird durch das neue BMF-Schreiben ebenfalls geändert (Rdz.29 ff.). A 15.11 Abs.3 S.2 UStAE wird danach wie folgt gefasst: „Rechnungen, die die in § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 bis 8 und 10 UStG bezeichneten Angaben nicht vollständig enthalten, berechtigen den Unternehmer nicht zum Vorsteuerabzug, es sei denn, die Rechnungen werden (grundsätzlich vom Rechnungsaussteller, vgl. auch Abschnitt 14.11 Abs. 2) nachträglich vervollständigt.“
Konsequenzen für Rechnungsempfänger
Diese Klarstellungen durch das BMF können für Rechnungsempfänger künftig empfindliche Folgen haben, da ihnen der Vorsteuerabzug versagt wird (§ 15 UStG), wenn die E-Rechnung des Rechnungsabsenders nicht den Vorgaben entspricht. Der Rechnungsempfänger muss die Korrektheit der Rechnung eigenständig selbst prüfen. Der Verlust des Vorsteuerabzugs kann hierbei jeden Rechnungsempfänger treffen, nicht nur (mittelständische) Unternehmen, sondern auch Selbstständige. Damit besteht das Risiko, dass fehlerhafte spätestens bei Betriebsprüfungen des Finanzamtes auffallen und zum nachträglichen Verlust des Vorsteuerabzugs führen. Dann muss dem Finanzamt nicht nur die Umsatzsteuer erstattet werden, es drohen auch noch zusätzlich Zinsen
Weitere Informationen:
NWB Online-Nachricht: Umsatzsteuer | Ergänzende Regelungen zur E-Rechnung (BMF)