Nach § 4 Abs. 7 EStG müssen Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Der BFH hat diesbezüglich vor einigen Monaten für ein gewisses Entsetzen gesorgt, denn seines Erachtens gilt: Der Aufzeichnungspflicht gemäß § 4 Abs. 7 EStG für Aufwendungen des häuslichen Arbeitszimmers wird in inhaltlicher und zeitlicher Hinsicht nur genügt, wenn sämtliche Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer und dessen Ausstattung einzeln und zeitnah in einer besonderen Spalte der Ausgabenaufzeichnungen, zumindest aber gebündelt in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument aufgezeichnet werden. Bagatellfälle gibt es im Übrigen nicht (BFH-Urteil vom 24.3.2026, VIII R 6/24). Allerdings hat der unterlegene Kläger nun den Gang nach Karlsruhe angetreten. Die Verfassungsbeschwerde wird dort unter dem Az. 2 BvR 1327/26 geführt.
Zur Erinnerung noch einmal kurz das BFH-Urteil
Ein Freiberufler ermittelte seinen Gewinn per Einnahmen-Überschussrechnung. Für seine Tätigkeit nutzte er ein häusliches Arbeitszimmer. Die Belege für die Aufwendungen, die mit dem häuslichen Arbeitszimmer zusammenhingen, hatte er im Laufe des Jahres gesammelt und erst bei Erstellung seiner Steuererklärung zusammengefasst. Dies entspricht nach Ansicht des BFH aber nicht den Anforderungen des § 4 Abs. 7 EStG. Die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer wurden daher – wegen Verletzung der Aufzeichnungspflicht – insgesamt nicht als Betriebsausgaben berücksichtigt.
Die Aufwendungen müssten einzeln, getrennt von den übrigen Betriebsausgaben und zeitnah aufgezeichnet werden. Hierfür sei eine Aufzeichnung der Aufwendungen auf einem besonderen Konto der Buchführung (bei Gewinnermittlung durch Bestandsvergleich) oder in einer besonderen Spalte im Rahmen der Ausgabenaufzeichnungen (bei Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG) erforderlich. Zumindest müssten die Kosten gebündelt in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument aufgezeichnet werden. Auch eine geordnete Belegsammlung mit unterjährig zusätzlicher periodisch zeitnaher Eintragung der Summen in die entsprechende Spalte eines Journals genüge den Anforderungen. Nur so sei die sachlich zutreffende Zuordnung solcher Aufwendungen und die einfache Prüfung ihrer Abziehbarkeit gewährleistet. Eine bloße Belegsammlung reiche nicht indes aus. Auch eine Belegsammlung mit Addition der Positionen nach Abschluss des Veranlagungszeitraums reiche grundsätzlich nicht aus.
Denkanstoß:
Sofern ein Finanzamt bereits mit dem BFH-Urteil argumentiert hat, sollte ein entsprechender Fall vorerst offen gehalten werden. Allzu viel Hoffnung, dass die Verfassungshüter – wenn sie sich der Sache überhaupt annehmen – im Sinne der Steuerpflichtigen entscheiden werden, habe ich aber nicht. Von daher sollte der Pflicht zur zeitnahen Einzelaufzeichnung nachgekommen werden. Um Missverständnisse zu vermeiden sei darauf hingewiesen, dass die besonderen Aufzeichnungspflichten nicht für Arbeitnehmer gelten. Aber selbstverständlich müssen auch diese die Aufwendungen zusammenstellen und belegmäßig nachweisen können, sofern die Kosten des häuslichen Arbeitszimmers dem Grunde nach abziehbar sind.
Lesen Sie hierzu auch meinen Blog-Beitrag:
Aufzeichnungspflichten beim häuslichen Arbeitszimmer – Bagatellfälle gibt es nicht!
