Die Tücken des digitalen Fahrtenbuchs

Wer bei dienstlichen oder betrieblichen Kfz der Ein-Prozent-Regelung zur Versteuerung der Privatnutzung entgehen will, muss ein Fahrtenbuch führen. Zumindest gilt dies, wenn die Privatnutzung gestattet ist.

Erlaubt ist auch die digitale Führung eines Fahrtenbuchs, doch diese hat so ihre Tücken, wie jüngst zwei Steuerpflichtige erkennen mussten (FG Düsseldorf, Urteil vom 24.11.2023, 3 K 1887/22 H(L); (BFH-Beschluss vom 12.1.2024, VI B 37/23 – Vorinstanz: Hessisches FG vom 16.5.2023, 3 K 1219/21).

Die Sachverhalte in Kurzform:

Letztlich ging es jeweils darum, dass Fahrtenbücher geführt wurden, die Änderungen zumindest bis zu einer „Festschreibung“ der Daten bzw. bis zu einem Wochen- oder Monatsabschluss zugelassen haben. Bis dahin vorgenommene Änderungen wurden zwar durchaus protokolliert, doch die Korrekturen waren nicht ganz offensichtlich, sondern haben sich in Systemdateien versteckt. Das reichte weder den Finanzgerichten noch dem BFH aus, um die Fahrtenbücher anzuerkennen.

Die Begründung:

Ein Fahrtenbuch muss in geschlossener Form geführt werden. Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt diesen Anforderungen nur, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden.

An der Erkennbarkeit nachträglicher Veränderungen fehlt es, wenn sich diese erst durch weitere Abfragen offenlegen lassen, zu denen (nur) der Systemadministrator der Kläger die Möglichkeit hat. Auch reicht es nicht, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nicht in der Datei selbst, sondern in externen Protokolldateien dokumentiert werden.

Denkanstoß:

Ich kann nicht beurteilen, wie viele der heute am Markt erhältlichen Programme oder aber die von Steuerpflichtigen noch verwendeten Programme die Änderungen zulassen. Jedenfalls sollten Betroffene ihre Programme schnell daraufhin untersuchen. Eine eventuelle Konformitätserklärung des Herstellers, wonach das Fahrtenbuch bei ordnungsgemäßer Führung die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, hilft dabei nur bedingt weiter. Zumindest hat eine solche dem Kläger vor dem FG Düsseldorf nichts genützt.

Um Missverständnisse zu vermeiden: Es geht hier nicht um die Fahrtenbücher, in denen die Fahrten automatisch erfasst werden, indem per GPS jeweils die aktuelle Position und die Bewegungsdaten aufgezeichnet werden. Allerdings gilt es auch hier, einige Anforderungen zu beachten. Siehe dazu: BMF-Schreiben vom 4.4.2018, BStBl 2018 I S. 592, Tz. 3.2 und Niedersächsisches FG, Urteil vom 23.1.2019 – 3 K 107/18.

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