Vor allem Soloselbständige und Freiberufler verzichten wegen der Formalien gern auf einen Betriebs-PKW und rechnen stattdessen Dienstreisen pauschal mit 0,30 Euro/km ab. Das funktioniert jedoch nur, wenn mindestens die Hälfte der Jahresfahrleistung mit dem Privat-PKW auf wirklich Privatfahrten entfällt. Anderenfalls drohen horrende Steuernachzahlungen.
Privat-PKW: Der Prüfungsklassiker
Kürzlich unterhielt ich mich privat mit einem Betriebsprüfer. Dabei bekam ich nochmal bestätigt: die beiden heftigsten Brocken an Nachzahlungen aus der Betriebsprüfung von Klein(st)unternehmen kommen zum einen aus fehlerhaften Kassenführung, zum anderen aus der fehlerhaften PKW-Abrechnung. Das spiegelt meine Erfahrungen direkt wider. Prüfer schauen beim Thema PKW immer genau nach: Gebrauchtwagen-AfA, Bruttolistenpreis, Entfernungskilometer, Fahrtenbuch, usw. Während andere Fehler nach Aufdeckung in der Betriebsprüfung lediglich ärgerlich sind, geht eine fehlerhafte PKW-Abrechnung schnell ins Geld.
Typischer Praxissachverhalt
Zur Veranschaulichung folgende Konstellation: Der Steuerpflichtige ist als freiberuflicher Dozent tätig. Für die Fahrten zu den verschiedenen Bildungsträgern nutzt er seinen alten Gebrauchtwagen. Ein Fahrtenbuch führt er nicht. Stattdessen rechnet er nach den Aufzeichnungen in seinem Kalender 20.000 Jahreskilometer mit jeweils 0,30 Euro ab. Bei einem Steuersatz von 35 % ergibt sich so eine Steuerersparnis von etwa 2.100 Euro.
Im Rahmen einer Außenprüfung stellt der Prüfer fest, dass die Jahresgesamtfahrleistung (betrieblich und privat) 25.000 Kilometer beträgt. Damit lag die betriebliche Nutzung des PKW bei 80 %. Es liegt notwendiges Betriebsvermögen vor. Dass der Steuerpflichtige den Wagen gar nicht dem Betriebsvermögen zuordnen will, bleibt ohne Bedeutung. Das hat der BFH bereits mehrfach bestätigt.
In der Folge können keine pauschalen Dienstreisen mehr abgerechnet werden. Maßgeblich sind jetzt nur noch die tatsächlichen PKW-Kosten (für die hoffentlich noch die Belege da sind…). Und ohne Fahrtenbuch greift automatisch die 1 %-Regelung. Diese ist vor allem bei Alt-Fahrzeugen oftmals besonders nachteilig. Häufig wird der Eigenverbrauch die betrieblichen Kosten übersteigen, sodass über die Kostendeckelung das Fahrzeug steuerlich am Ende in der Regel nur Null steht. Die ursprünglich abgerechnete Steuerersparnis von 2.100 Euro ist dahin. Dafür kommen Zinsen auf die anstehende Nachzahlung hinzu.
Ob man dem Steuerprüfer in so einer Situation noch effektiv etwas entgegenhalten kann, zeige ich im morgigen zweiten Teil des Beitrags.
Weitere Informationen:
- Steuerlicher Totalschaden | Was tun bei Privat-PKW mit mehr als 50 % Betriebsfahrten? – Teil 2
- Homuth, 1 %-Regelung auf dem Prüfstand
- Denker/Gummels, Der betrieblich genutzte Privat-Pkw: Kilometerstand checken und Steuernachteile vermeiden (kostenpflichtig)