Regelmäßig kommt es in der Kanzleipraxis zu folgendem Szenario: Der Gesellschafter einer GmbH ruft an und bittet um die Übersendung der aktuellen betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA), der Bilanz oder von Buchhaltungsunterlagen der GmbH. Manchmal steckt dahinter ein Konflikt zwischen den Gesellschaftern oder Streit mit der Geschäftsführung. Für den Steuerberater bedeutet dies eine deutliche Erhöhung des Haftungsrisikos und potenzielle strafrechtliche Konsequenzen, wenn er voreilig handelt. Dieser Beitrag beleuchtet die rechtlichen Hintergründe, typische Fallstricke und Strategien zur Risikominimierung.
Fehlende direkte Auskunfts- und Mitwirkungspflichten
Bei einer GmbH ist strikt zwischen der Ebene der Gesellschaft und der Ebene der Gesellschafter zu trennen. Für den Steuerberater einer GmbH ergeben sich daraus klare rechtliche Grenzen, denn sein Vertragspartner ist die Gesellschaft, nicht die Gesellschafter. Der Steuerberatervertrag wird rechtlich ausschließlich mit der GmbH als juristischer Person geschlossen, vertreten durch deren Geschäftsführung. Der Berater unterliegt gegenüber Dritten – und dazu gehören rechtlich auch die einzelnen Gesellschafter – der strikten berufsrechtlichen Verschwiegenheit. Ein Gesellschafter hat grundsätzlich keinen eigenen, direkten Anspruch auf Auskunft oder Datenherausgabe gegen den Berater des Unternehmens. Besonders herausfordernd sind Situationen in personenzentrierten GmbHs (z.B. Familiengesellschaften), in denen Gesellschafter es häufig gewohnt sind, „auf dem kurzen Dienstweg“ Informationen über „ihre Firma“ zu erhalten.
Haftung gegenüber der Gesellschaft
Bei einer unbefugten Auskunftserteilung hat die GmbH unter Umständen weitreichende Ansprüche gegen den Steuerberater.
Gibt der Berater ohne Erlaubnis Daten heraus, verletzt er den Mandatsvertrag. Entsteht der GmbH dadurch ein messbarer Schaden, haftet der Berater nach § 280 Abs. 1 BGB.
Die Geschäftsführung kann außerdem das Mandat wegen des massiven Vertrauensbruchs mit sofortiger Wirkung beenden.
Das unbefugte Offenbaren von Mandantengeheimnissen erfüllt zudem den Straftatbestand der Verletzung von Privatgeheimnissen (§ 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB). Hier drohen Geldstrafen oder Freiheitsstrafen von bis zu einem Jahr. Es liegt zugleich ein schwerer Verstoß gegen die berufsrechtliche Pflicht zur Verschwiegenheit gemäß § 57 Abs. 1 StBerG vor, der von der zuständigen Steuerberaterkammer geahndet werden kann.
Der Umweg über § 51a GmbHG
Das Gesetz lässt den Gesellschafter nicht schutzlos, verweist ihn aber auf den korrekten Rechtsweg: das Informations- und Einsichtsrecht gegen die Geschäftsführung nach § 51a GmbHG. Der Gesellschafter muss verlangen, dass der Geschäftsführer die Unterlagen beim Steuerberater abfordert und ihm vorlegt. Dogmatisch ist dieser Weg zwingend, da nur die Geschäftsführung prüfen kann, ob der Auskunft z.B. wettbewerbsrechtliche Belange der Gesellschaft entgegenstehen. Ein Direktzugriff des Gesellschafters hebelt dieses Kontrollsystem unzulässig aus.
Eine direkte Auskunft ist für den Berater nur dann rechtssicher, wenn eine ausdrückliche Entbindung von der Verschwiegenheitspflicht vorliegt. Die Entbindung muss zwingend durch die aktuelle Geschäftsführung in nachweisbarer (idealerweise schriftlicher) Form erfolgen. Eine mündliche Zusage oder gar die bloße Behauptung des Gesellschafters, „das sei so abgesprochen“, reicht im Haftungsfall niemals aus. Sonderregelungen in der Satzung (Gesellschaftsvertrag), die Gesellschaftern ein direktes Prüfungsrecht einräumen, müssen vom Berater im Vorfeld genauestens analysiert werden.
Strategien zur Risikominimierung und Kanzleipraxis
Um Fehler zu vermeiden und die Haftung im Kanzleialltag effektiv auszuschließen, empfiehlt sich ein standardisierter Prozess beim Eingang von Gesellschafteranfragen:
- Jede unautorisierte Anfrage ist freundlich, aber bestimmt unter Verweis auf die gesetzliche Verschwiegenheitspflicht abzulehnen. Der anfragende Gesellschafter ist an das Auskunftsrecht nach § 51a GmbHG gegenüber der Geschäftsführung zu verweisen.
- Soll die Auskunft erteilt werden, ist eine schriftliche, vom Geschäftsführer unterzeichnete Entbindungserklärung zur Mandatsakte zu nehmen.
- Jeder Datenfluss, der nach erfolgter Freigabe an den Gesellschafter geht, muss lückenlos protokolliert werden.
Fazit
Gesellschafteranfragen bergen ein massives, oft unterschätztes Haftungspotenzial für den Steuerberater. Die rechtlichen Vorgaben des StBerG und des StGB greifen hier ohne Ausnahme. Wer zu viel Gutmütigkeit walten lässt und unberechtigt Unterlagen herausgibt, steht schnell selbst in der Schusslinie. Für die Kanzleipraxis gilt: Ohne schriftliche Entbindungserklärung der Geschäftsführung bleiben die Kanzleitüren für Gesellschafter fest verschlossen.