Noch einmal: Datenschutz-Grundverordnung und GoBD-Revisionssicherheit

In schöner Regelmäßigkeit lege ich gegenüber der Finanzverwaltung den Finger in die Wunde bezüglich des Themas: Wie stehen die GoBD zur Datenschutz-Grundverordnung? Zur Erinnerung: Die GoBD verlangen an mehreren Stellen die Unveränderbarkeit der einmal erhobenen Daten (so genannte Revisionssicherheit). Dabei wird nicht nur die Unveränderbarkeit des eigentlichen Buchführungswerks, sondern auch der eingesetzten Vorsysteme verlangt. Beispielsweise gilt die Voraussetzung der Unveränderbarkeit auch für Warenwirtschaftssysteme.  Auch Stammdaten dürfen nicht gelöscht werden. Nach § 35 BDSG bzw. Art. 17 EU-DSVGO müssen personenbezogene Daten aber in bestimmten Fällen gelöscht werden. In der Praxis bedeutet dies, dass zumindest bestimmte Programme, die bei Mandanten im Einsatz sind, die Möglichkeit der Löschung von personenbezogenen Daten sogar zwingend vorsehen müssen.

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Eingabe der Bundessteuerberaterkammer zu Praxisproblemen der GoBD

Es wurde aber auch Zeit: Endlich hat die Bundessteuerberaterkammer praxisrelevante Probleme im Zusammenhang mit den GoBD zusammengefasst und an das BMF weitergereicht. Es freut mich, dass sich unsere Berufs- und Interessenvertretungen nach dem Thema “EC-Kartenumsätze in der Kasse” nun auch mit den GoBD befassen, nach dem Motto “Ein Herz für kleine Berater.”

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Zur Aufzeichnungspflicht bei Einnahmen-Überschussrechnern

Im Zuge der GoBD herrscht nach wie vor große Unsicherheit hinsichtlich der Frage, wie Einnahmen-Überschussrechner ihrer Pflicht zur zeitnahen Aufzeichnung und Verbuchung nachzukommen haben. Denn von den GoBD betroffene Steuerpflichtige – dazu gehören auch Einnahmen-Überschussrechner – sind gehalten, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen aufzuzeichnen. Kreditorische Vorgänge sind innerhalb von acht Tagen zu erfassen. Nach Rn. 50 der GoBD hat die Buchung der Geschäftsvorfälle spätestens zudem bis zum Ablauf des Folgemonats zu erfolgen.

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Innerhalb welchen Zeitraums sind Dokumente im DMS abzuspeichern?

Gemäß Rn. 107 ff. der GoBD  muss das zum Einsatz kommende Datenverarbeitungssystem die Gewähr dafür bieten, dass besteuerungsrelevante Informationen (Programme und Datenbestände) nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Letztlich sind also digitale Belege (PDF-Rechnungen etc.) in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) abzuspeichern.

Kürzlich bin ich gefragt worden, innerhalb welchen Zeitraums die Speicherung einer erhaltenen oder versandten Rechnung in dem DMS erfolgen muss. Leider habe ich darauf keine gesetzlich normierte Antwort, das heißt, erst die Gerichte werden irgendwann entscheiden müssen, ob Belege sofort (umgehend) im DMS abgespeichert werden müssen oder ob das auch erst nach einigen Wochen erfolgen darf.

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Die zwei Strömungen im Bereich der Verfahrensdokumentationen

Wie schon einmal geschildert halte ich selbst viele Seminare zu dem Thema GoBD, nehme aber andererseits auch an vielen Veranstaltungen als Zuhörer teil. Und nun kristallisiert sich so langsam aber sicher heraus, dass es im Bereich der Erstellung von Verfahrensdokumentationen zwei Strömungen gibt: die einen favorisieren umfangreiche Dokumentationen, die anderen halte kurze Erläuterungen, gegebenenfalls in Checklistenform oder als Diagramme, für ausreichend. Ich selbst tendiere, da ich die vielen kleinen Unternehmen vor Augen habe, zu Checklisten, die innerhalb von maximal einer oder zwei Stunden ausgefüllt werden können – und zwar in der Regel vom Mandanten selbst. Dabei mache ich aber folgende Einschränkung:

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Aufreger des Monats Juni: Quantilsschätzung genehmigt – BFH-Rechtsprechung missachtet

Wenn es (von wem auch immer) irgendwann einen Preis für das Finanzgericht vergibt, das in meinem “Aufreger des Monats” am häufigsten genannt wird, hat das FG Hamburg gute Chancen auf den Pokal. Auch im Juni 2018 hat es dieses Finanzgericht wieder geschafft. Mit Urteil vom 5.3.2018 (3 K 205/15) hat es die so genannte Quantilsschätzung als zulässige Schätzungsmethode eines gastronomischen Betriebs genehmigt.

Es ging um ein griechisches Restaurant, dessen Inhaber es in der Tat mit der Kassenführung nicht so genau genommen hat. Fraglich war nun, in welcher Höhe eine Hinzuschätzung vorzunehmen war. Die Prüferin nahm eine Hinzuschätzung nach der Quantilsmethode vor. Diese Methode hier vorzustellen, würde den Rahmen des Blogs sprengen. Vereinfacht gesagt geht es darum, dass mittels Zeitreihenvergleich, Wareneinsatz und Verkaufserlösen bestimmte Rohgewinnaufschlagssätze ermittelt werden. Dann bleiben zum Beispiel 20 Prozent der obersten Datensätze außer Betracht und man erhält so das 80-Prozent-Quantil. Der nächsthöchste Wert ist dann – vermeintlich – der zutreffende Schätzwert, der dem gesamten Prüfungszeitraum zugrunde gelegt wird. Weiterlesen

Verfahrensdokumentationen werden nicht flächendeckend angefordert – Fluch oder Segen?

Im Rahmen meiner Seminare zu den GoBD stelle ich fest, dass die Finanzverwaltung ganz unterschiedlich mit dem Thema “Verfahrensdokumentationen” umgeht. Die einen fordern immer an, die anderen in begründeten Fällen, wieder andere nie. Dann gibt es Betriebsprüfungsstellen, die zwar anfordern, bei Nichtvorlage aber keine weiteren Schritte einleiten. Und auch nett: Die Verfahrensdokumentationen werden zwar angefordert, wenn der Berater dann aber nachfragt, was man denn konkret haben möchte oder wofür man die Dokumentation benötigt, gibt es ein Achselzucken. So genau wisse man das halt auch nicht. Das hängt zum einen mit einer generellen Haltung der Betriebsprüfungsstellen zusammen (Bayern ist wohl moderater als Nordrhein-Westfalen), zum anderen aber auch mit dem Ausbildungsstand der Prüfer. Noch immer sind nicht alle Prüfer in Sachen “GoBD” und schon gar nicht in Sachen  “Verfahrensdokumentation” geschult worden. Und: Wer prüft eigentlich umfassende Schnittstellenbeschreibungen, die mitunter (nur) in Englisch vorliegen? Und wer prüft SQL- oder XML-Codes?

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Verfahrensdokumentationen für die Jahre vor 2015? Nach Finanzamtsmeinung ja! Aber!

Kürzlich habe ich in einem Blog-Beitrag die Frage aufgeworfen, ob Verfahrensdokumentationen auch für die Jahre vor 2015 angefordert werden dürfen. Ich hatte nun Gelegenheit, im Rahmen einer Fachtagung mit hochrangigen Vertretern der Finanzverwaltung über das Thema zu sprechen.

Einhellige Auffassung der Verwaltung: ja, wir dürfen. Das ergebe sich zum einen aus den alten GoBS, zum anderen aus den allgemeinen Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen.

Aber: Die Vertreter der Finanzverwaltung haben darauf hingewiesen, dass die Nichtvorlage einer Verfahrensdokumentation zwar ein Formfehler ist, der aber ohne weitere Prüfungsfeststellungen nicht zu einer Hinzuschätzung berechtigt. Im Übrigen sei der Formfehler im Rahmen einer Gesamtgewichtung von eher untergeordneter Bedeutung. Dies gelte besonders für Altfälle vor 2015.

Insofern kann meines Erachtens also zumindest ein Stück weit aufgeatmet werden, auch wenn ich mich schwer tue, Entwarnung zu vermelden.

Steuerberater, wehrt Euch – aber an der richtigen Stelle

Liebe Steuerberater-Kollegen, ich habe in den vergangenen zwei Jahren an rund 10 Veranstaltungen teilgenommen, in denen es um die Kassenführung und die GoBD ging. Ich selbst habe mittlerweile etwa 30 Vorträge zu den Themen GoBD, Verfahrensdokumentation und Kassenführung gehalten. Dabei erlebe ich immer wieder folgendes Phänomen: Es entbrennt eine Diskussion über die zunehmenden Anforderungen und Prüfungshandlungen der Finanzverwaltung; zuweilen entlädt sich bei dem einen oder anderen Zuhörer sogar der Unmut. Interessanterweise bekomme selbst ich manchmal den Ärger zu spüren, obwohl ich seit Jahr und Tag – als Fachautor und ehrenamtlich über den Steuerberaterverband – gegen die überbordenden Anforderungen der Finanzverwaltung kämpfe. Es gibt neben mir viele Kollegen, die sich ehrenamtlich in Kammer oder Verband engagieren und viel, viel Zeit aufwenden. Aber ich darf Ihnen sagen: Man fühlt sich zuweilen allein gelassen.

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Welche Gefahr birgt eine fehlende Verfahrensdokumentation für die Berater?

Ich habe an dieser Stelle schon zwei- oder dreimal darüber gebloggt, dass ich es für mehr als sinnvoll halte, wenn die Mandanten eine Verfahrensdokumentation erstellen. Gerade auch aus Haftungsgründen, das heißt zur Vermeidung einer Haftung des steuerlichen Beraters, sollten die Mandanten sanft, aber dennoch energisch auf das Erfordernis hingewiesen werden. In meinen GoBD-Seminaren kommt es immer wieder zu Diskussionen, ob eine Verfahrensdokumentation denn nun wirklich zwingend erstellt muss. Und man ist zuweilen auch der Auffassung, dass ich mit meinen Hinweisen auf die Haftungsgefahren übertreibe.

Nun, ich bin kein Jurist und auch kein Strafrechtler. Meine Hinweise beruhen vielmehr darauf, dass ich von Seiten der Finanzverwaltung vernehme, dass in begründeten Fällen die Berater in Haftung genommen werden sollen. Es mag gelingen, die Haftungsansprüche abzuwehren. Aber unter uns Kollegen: Die Monate, bis Sie Haftungsansprüche von – sagen wir einmal 100.000 Euro – abgewehrt haben, dürften Ihnen schlaflose Nächte bereiten. Die nachstehenden Fälle sollen kurz erläutern, wann ich ein Problem sehe bzw. wie sie in der Praxis von mir beobachtet werden.

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