PDF-Rechnungen nicht nur ausdrucken, sondern abspeichern

Es ist seltsam: Da sind die GoBD seit bald vier Jahren in Kraft, doch der Umgang mit elektronischen Dokumenten ist vielen Mandanten (und auch Kollegen) weiterhin ein Rätsel. Noch immer werden Rechnungen, die als PDF-Datei eingehen (oder versandt werden), lediglich ausgedruckt und man denkt, das würde ausreichen. Allen, die so vorgehen, sei gesagt: Sie riskieren, dass:

a) Ihr Buchführungswerk verworfen wird und
b) der Vorsteuerabzug verloren geht.

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Die BP muss ihr Schätzungsergebnis ausführlich begründen

Bereits mehrfach habe ich mich hier mit den (Un-)Sicherheitszuschlägen bei fehlerhafter Kassenführung bzw. bei GoBD-Verstößen befasst (siehe dazu unten). Heute mache ich es mir einfach und verweise nur kurz auf das BFH-Urteil vom 20.3.2017 (X R 11/16) sowie auf den BFH-Beschluss vom 26.2.2018 (X B 53/17). Letztlich ist eine einheitliche Linie des BFH zu erkennen, und die besagt, dass das Ergebnis einer Schätzung:

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GoBD: Monatliche Verbuchung bei Quartalszahlern Pflicht?

Das BMF hat einen Entwurf zur Neufassung der GoBD auf Basis des BMF-Schreibens vom 14.11.2014 (BStBl I 2014 S. 1450) an zahlreiche Verbände zur Stellungnahme versandt (vgl. NWB-Nachrichten vom 18.10.2018). Sicherlich muss man abwarten, wie die endgültige Neufassung aussehen wird, zumal die Verbände bereits Eingaben an das BMF gemacht haben. Ich gebe aber zu, dass ich relativ wenig Hoffnung habe, dass das BMF die GoBD an einschlägigen Stellen “entschärfen” wird. Ganz im Gegenteil: Ich befürchte eine weitere “Verschärfung.” So bin ich bereits über folgende geplante Änderung gestolpert:

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MS-WORD nur als Schreibmaschine nutzen – ist das GoBD-konform?

Im Zuge der GoBD gilt der Grundsatz „einmal digital – immer digital“. Rechnungen, die als PDF-Datei eingegangen sind, müssen auch im weiteren Verlauf bis hin zur Verbuchung/Kontierung digital bearbeitet werden. Ein Ausdruck wäre sozusagen ein Nullum. Auch Ausgangsrechnungen, die digital erzeugt werden, müssen digital archiviert werden.

Tz 119 der GoBD lautet: „Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege).“

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Noch einmal: Datenschutz-Grundverordnung und GoBD-Revisionssicherheit

In schöner Regelmäßigkeit lege ich gegenüber der Finanzverwaltung den Finger in die Wunde bezüglich des Themas: Wie stehen die GoBD zur Datenschutz-Grundverordnung? Zur Erinnerung: Die GoBD verlangen an mehreren Stellen die Unveränderbarkeit der einmal erhobenen Daten (so genannte Revisionssicherheit). Dabei wird nicht nur die Unveränderbarkeit des eigentlichen Buchführungswerks, sondern auch der eingesetzten Vorsysteme verlangt. Beispielsweise gilt die Voraussetzung der Unveränderbarkeit auch für Warenwirtschaftssysteme.  Auch Stammdaten dürfen nicht gelöscht werden. Nach § 35 BDSG bzw. Art. 17 EU-DSVGO müssen personenbezogene Daten aber in bestimmten Fällen gelöscht werden. In der Praxis bedeutet dies, dass zumindest bestimmte Programme, die bei Mandanten im Einsatz sind, die Möglichkeit der Löschung von personenbezogenen Daten sogar zwingend vorsehen müssen.

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Eingabe der Bundessteuerberaterkammer zu Praxisproblemen der GoBD

Es wurde aber auch Zeit: Endlich hat die Bundessteuerberaterkammer praxisrelevante Probleme im Zusammenhang mit den GoBD zusammengefasst und an das BMF weitergereicht. Es freut mich, dass sich unsere Berufs- und Interessenvertretungen nach dem Thema “EC-Kartenumsätze in der Kasse” nun auch mit den GoBD befassen, nach dem Motto “Ein Herz für kleine Berater.”

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Zur Aufzeichnungspflicht bei Einnahmen-Überschussrechnern

Im Zuge der GoBD herrscht nach wie vor große Unsicherheit hinsichtlich der Frage, wie Einnahmen-Überschussrechner ihrer Pflicht zur zeitnahen Aufzeichnung und Verbuchung nachzukommen haben. Denn von den GoBD betroffene Steuerpflichtige – dazu gehören auch Einnahmen-Überschussrechner – sind gehalten, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen aufzuzeichnen. Kreditorische Vorgänge sind innerhalb von acht Tagen zu erfassen. Nach Rn. 50 der GoBD hat die Buchung der Geschäftsvorfälle spätestens zudem bis zum Ablauf des Folgemonats zu erfolgen.

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Innerhalb welchen Zeitraums sind Dokumente im DMS abzuspeichern?

Gemäß Rn. 107 ff. der GoBD  muss das zum Einsatz kommende Datenverarbeitungssystem die Gewähr dafür bieten, dass besteuerungsrelevante Informationen (Programme und Datenbestände) nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Letztlich sind also digitale Belege (PDF-Rechnungen etc.) in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) abzuspeichern.

Kürzlich bin ich gefragt worden, innerhalb welchen Zeitraums die Speicherung einer erhaltenen oder versandten Rechnung in dem DMS erfolgen muss. Leider habe ich darauf keine gesetzlich normierte Antwort, das heißt, erst die Gerichte werden irgendwann entscheiden müssen, ob Belege sofort (umgehend) im DMS abgespeichert werden müssen oder ob das auch erst nach einigen Wochen erfolgen darf.

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Die zwei Strömungen im Bereich der Verfahrensdokumentationen

Wie schon einmal geschildert halte ich selbst viele Seminare zu dem Thema GoBD, nehme aber andererseits auch an vielen Veranstaltungen als Zuhörer teil. Und nun kristallisiert sich so langsam aber sicher heraus, dass es im Bereich der Erstellung von Verfahrensdokumentationen zwei Strömungen gibt: die einen favorisieren umfangreiche Dokumentationen, die anderen halte kurze Erläuterungen, gegebenenfalls in Checklistenform oder als Diagramme, für ausreichend. Ich selbst tendiere, da ich die vielen kleinen Unternehmen vor Augen habe, zu Checklisten, die innerhalb von maximal einer oder zwei Stunden ausgefüllt werden können – und zwar in der Regel vom Mandanten selbst. Dabei mache ich aber folgende Einschränkung:

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Aufreger des Monats Juni: Quantilsschätzung genehmigt – BFH-Rechtsprechung missachtet

Wenn es (von wem auch immer) irgendwann einen Preis für das Finanzgericht vergibt, das in meinem “Aufreger des Monats” am häufigsten genannt wird, hat das FG Hamburg gute Chancen auf den Pokal. Auch im Juni 2018 hat es dieses Finanzgericht wieder geschafft. Mit Urteil vom 5.3.2018 (3 K 205/15) hat es die so genannte Quantilsschätzung als zulässige Schätzungsmethode eines gastronomischen Betriebs genehmigt.

Es ging um ein griechisches Restaurant, dessen Inhaber es in der Tat mit der Kassenführung nicht so genau genommen hat. Fraglich war nun, in welcher Höhe eine Hinzuschätzung vorzunehmen war. Die Prüferin nahm eine Hinzuschätzung nach der Quantilsmethode vor. Diese Methode hier vorzustellen, würde den Rahmen des Blogs sprengen. Vereinfacht gesagt geht es darum, dass mittels Zeitreihenvergleich, Wareneinsatz und Verkaufserlösen bestimmte Rohgewinnaufschlagssätze ermittelt werden. Dann bleiben zum Beispiel 20 Prozent der obersten Datensätze außer Betracht und man erhält so das 80-Prozent-Quantil. Der nächsthöchste Wert ist dann – vermeintlich – der zutreffende Schätzwert, der dem gesamten Prüfungszeitraum zugrunde gelegt wird. Weiterlesen