GoBD und SD-Karten

Heute ein kurzer Hinweis. Ich bin während meiner GoBD-Vorträge nun mehrfach gefragt worden, ob es zulässig ist, den Speicher eines so genannten Vorsystems zu leeren, indem der Dateninhalt auf eine SD-Karte überspielt wird. Antwort: Theoretisch ja (vgl. GoBD unter 9.4, Rz. 142). Warum nur theoretisch? Weiterlesen

Wie muss eine Verfahrensdokumentation eigentlich beschaffen sein?

Immer wieder werde ich gefragt, wie eine Verfahrensdokumentation beschaffen sein muss, das heißt, welche Formvoraussetzungen sie erfüllen muss. Meine Antwort lautet dann: Es gibt keine Formvorschriften. In der Praxis bieten sich drei Möglichkeiten an: Weiterlesen

Verfahrensdokumentation: Sie haben nur noch sechs Wochen Zeit

Laut Rn. 151 ff. der GoBD müssen buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtige Steuerpflichtige eine Verfahrensdokumentation erstellen, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt zwar kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.

Dennoch sollte keinem Mandanten geraten werden, auf eine Verfahrensdokumentation zu verzichten. Diese ist nämlich zu „versionieren“, das heißt, sie ist laufend anzupassen. Es wird vielfach nicht gelingen, diese kurz vor einer angekündigten Betriebsprüfung „nachzuschreiben.“ Weiterlesen

Noch einmal: Datenschutz und Revisionssicherheit

Kürzlich hatte ich darauf hingewiesen, dass die Forderung nach einer Revisionssicherheit laut GoBD meines Erachtens gegen die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSVGO) und auch gegen das Bundesdatenschutzgesetz verstößt. Denn einerseits muss jedes Programm, das personenbezogene Daten verarbeitet, rein technisch die Löschung (nicht nur Sperrung!) von Daten vorsehen können. Denn Personen haben in bestimmten Fällen das „Recht auf Vergessen ihrer Daten“.

Andererseits fordern die GoBD die Revisionssicherheit; Stammdaten (von Kunden) dürfen danach nicht gelöscht werden. (siehe „Aufreger des Monats Oktober: Datenschutz-Grundverordnung – das Aus für die GoBD-Revisionssicherheit?“). Ich möchte hierzu zwei Beispiele bringen: Weiterlesen

Aufreger des Monats Oktober: Datenschutz-Grundverordnung – das Aus für die GoBD-Revisionssicherheit?

Mit der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSVGO), die am 25.5.2018 in Kraft tritt, wird der Datenschutz grundsätzlich neu geregelt. Das Bundesdatenschutzgesetz verliert ab dem 25.5.2018 seine Gültigkeit. Betroffene Unternehmen müssen die EU-DSVGO beachten und alsbald mit ihrem Datenschutzbeauftragten erörtern, wie die einzelnen Anforderungen, die zuweilen über das bisherige Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) hinausgehen, umzusetzen sind.

Ich möchte hier aber auf einen Punkt eingehen, der im hohen Maße GoBD-relevant ist und auf den ich bereits zum BDSG hingewiesen habe (siehe Blog-Beitrag „Verstoßen die GoBD gegen das Bundesdatenschutzgesetz?“). Zum Hintergrund: Die GoBD verlangen an mehreren Stellen die Unveränderbarkeit der einmal erhobenen Daten (so genannte Revisionssicherheit). Dabei wird nicht nur die Unveränderbarkeit des eigentlichen Buchführungswerks, sondern auch der eingesetzten Vorsysteme verlangt. Beispielsweise gilt die Voraussetzung der Unveränderbarkeit auch für Warenwirtschaftssysteme.  Auch Stammdaten dürfen nicht gelöscht werden. Nach § 35 BDSG müssen personenbezogene Daten aber in bestimmten Fällen gelöscht werden.

In der Praxis bedeutet dies, dass zumindest bestimmte Programme, die bei Mandanten im Einsatz sind, die Möglichkeit der Löschung von personenbezogenen Daten sogar zwingend vorsehen müssen.

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Aufreger des Monats August

Bereits seit einiger Zeit „wettere“ ich gegen die ausufernden Anforderungen der Finanzverwaltung und des Gesetzgebers im Zusammenhang mit den GoBD und der ordnungsgemäßen Kassenführung. Unter anderem habe ich in meinem Blog „Kassengesetz bedeutet viel Arbeit für Hausmeister“ darauf hingewiesen, dass Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich aufgezeichnet werden müssen (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO n.F.) und dass Geldspeicher von Warenautomaten oder etwa auch Münz-Waschmaschinen im Prinzip nichts anderes als offene Ladenkassen sind. Daher ist auch ihr Bestand täglich zu zählen. Der BFH hat nun mit Urteil vom 20.3.2017 (X R 11/16) unmissverständlich wie folgt entschieden: „Geldspeicher von Geldeinwurfautomaten sind Kassen.“ Weiterlesen

Was ist eigentlich die Verlegung einer Buchführung ins Ausland?

Nach § 146 Abs. 2 AO gilt: Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind im Geltungsbereich dieses Gesetzes, also in Deutschland, zu führen und aufzubewahren. Abweichend davon kann die zuständige Finanzbehörde gemäß § 146 Abs. 2a AO auf schriftlichen Antrag des Steuerpflichtigen bewilligen, dass elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen oder Teile davon außerhalb Deutschlands geführt und aufbewahrt werden können.

Voraussetzung ist u. a., dass der Steuerpflichtige der zuständigen Finanzbehörde den Standort des Datenverarbeitungssystems und bei Beauftragung eines Dritten dessen Namen und Anschrift mitteilt. Das Bayerische Landesamt für Steuern hat mit Erlass vom 20.01.2017 (S 0316.1.1-5/3 St42) ausführlich zu den Voraussetzungen der Verlagerung der elektronischen Buchführung und von elektronischen Aufzeichnungen ins Ausland Stellung genommen.

Ich frage mich allerdings, was im Internetzeitalter eigentlich genau mit der Verlegung einer Buchführung ins Ausland gemeint ist. Weiterlesen

Aktuelles zum Thema „Digitale Waagen“

In einem aktuellen Beitrag für die NWB (Heft Nr. 28 vom 10.07.2017, Seite 2094) befassen sich Hülshoff/Wied (beides Finanzbeamte) dankenswerterweise mit dem Thema „Einzelaufzeichnungspflichten bei Bargeschäften – Besonderheiten bei Einnahmenüberschussrechnern.“ Sie bringen Licht ins Dunkel und weisen zum Beispiel (klarstellend) darauf hin, dass ein „Zählprotokoll“ (Auflistung der genauen Stückzahl der vorhandenen Geldscheine und -münzen) zur ordnungsgemäßen Kassenführung nicht erforderlich ist. Erforderlich ist jedoch der Nachweis des täglichen Auszählens, der selbstverständlich durch ein „Zählprotokoll“ am besten erbracht werden könne. Auch zu den so genannten Tresenumsätzen („Bierdeckel“) bei Einsatz einer Registrierkasse nehmen sie Stellung. Sie erwähnen erfreulicherweise, dass ein Unternehmer grundsätzlich frei in der Wahl seines Aufzeichnungsmittels ist. Dann verrennen sie sich meins Erachtens aber bei der Frage, welche Pflichten ein Unternehmer hat, der eine Waage mit Speicherfunktion einsetzt. Weiterlesen

GoBD-konforme Datenspeicherung: Erste Strafverfahren wurden eingeleitet

Dem Vernehmen nach sind insbesondere in Nordrhein-Westfalen nun in mehreren Finanzamtsbezirken die ersten Strafverfahren gegen Steuerpflichtige (überwiegend Handwerker) eingeleitet worden, die eine GoBD-konforme Software zur Auftragsbearbeitung bzw. Fakturierung verwenden.

Der typische Fall: Ein Handwerker erstellt ein Angebot, beispielsweise über 40.000 Euro zzgl. Umsatzsteuer. Dieses Angebot wird revisionssicher abgespeichert. Der Auftrag wird erteilt, der spätere tatsächliche Rechnungsbetrag lautet aber nur über 20.000 Euro zzgl. Umsatzsteuer. Natürlich kann es zahlreiche – wirtschaftliche – Gründe für die erhebliche Abweichung zwischen Angebot und Rechnung geben. Weiterlesen

Zwei weitere Urteile zum Thema „Hinzuschätzung“ bei GoBD-Verstößen

In meinem letzten Blog „Hinzuschätzung bei GoBD-Verstößen“ habe ich einige Urteile genannt, die die Finanzverwaltung möglicherweise zitieren wird, wenn sie im Rahmen der Prüfung der (digitalen) Buchhaltung formelle Verstöße feststellt. Auch habe ich Urteile aufgeführt, mit deren Hilfe die Höhe der Hinzuschätzung möglicherweise gemindert werden kann.

Heute möchte ich zwei weitere Verfahren nennen:

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