Eingabe der Bundessteuerberaterkammer zu Praxisproblemen der GoBD

Es wurde aber auch Zeit: Endlich hat die Bundessteuerberaterkammer praxisrelevante Probleme im Zusammenhang mit den GoBD zusammengefasst und an das BMF weitergereicht. Es freut mich, dass sich unsere Berufs- und Interessenvertretungen nach dem Thema “EC-Kartenumsätze in der Kasse” nun auch mit den GoBD befassen, nach dem Motto “Ein Herz für kleine Berater.”

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Die zwei Strömungen im Bereich der Verfahrensdokumentationen

Wie schon einmal geschildert halte ich selbst viele Seminare zu dem Thema GoBD, nehme aber andererseits auch an vielen Veranstaltungen als Zuhörer teil. Und nun kristallisiert sich so langsam aber sicher heraus, dass es im Bereich der Erstellung von Verfahrensdokumentationen zwei Strömungen gibt: die einen favorisieren umfangreiche Dokumentationen, die anderen halte kurze Erläuterungen, gegebenenfalls in Checklistenform oder als Diagramme, für ausreichend. Ich selbst tendiere, da ich die vielen kleinen Unternehmen vor Augen habe, zu Checklisten, die innerhalb von maximal einer oder zwei Stunden ausgefüllt werden können – und zwar in der Regel vom Mandanten selbst. Dabei mache ich aber folgende Einschränkung:

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Verfahrensdokumentationen werden nicht flächendeckend angefordert – Fluch oder Segen?

Im Rahmen meiner Seminare zu den GoBD stelle ich fest, dass die Finanzverwaltung ganz unterschiedlich mit dem Thema “Verfahrensdokumentationen” umgeht. Die einen fordern immer an, die anderen in begründeten Fällen, wieder andere nie. Dann gibt es Betriebsprüfungsstellen, die zwar anfordern, bei Nichtvorlage aber keine weiteren Schritte einleiten. Und auch nett: Die Verfahrensdokumentationen werden zwar angefordert, wenn der Berater dann aber nachfragt, was man denn konkret haben möchte oder wofür man die Dokumentation benötigt, gibt es ein Achselzucken. So genau wisse man das halt auch nicht. Das hängt zum einen mit einer generellen Haltung der Betriebsprüfungsstellen zusammen (Bayern ist wohl moderater als Nordrhein-Westfalen), zum anderen aber auch mit dem Ausbildungsstand der Prüfer. Noch immer sind nicht alle Prüfer in Sachen “GoBD” und schon gar nicht in Sachen  “Verfahrensdokumentation” geschult worden. Und: Wer prüft eigentlich umfassende Schnittstellenbeschreibungen, die mitunter (nur) in Englisch vorliegen? Und wer prüft SQL- oder XML-Codes?

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Verfahrensdokumentationen für die Jahre vor 2015? Nach Finanzamtsmeinung ja! Aber!

Kürzlich habe ich in einem Blog-Beitrag die Frage aufgeworfen, ob Verfahrensdokumentationen auch für die Jahre vor 2015 angefordert werden dürfen. Ich hatte nun Gelegenheit, im Rahmen einer Fachtagung mit hochrangigen Vertretern der Finanzverwaltung über das Thema zu sprechen.

Einhellige Auffassung der Verwaltung: ja, wir dürfen. Das ergebe sich zum einen aus den alten GoBS, zum anderen aus den allgemeinen Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen.

Aber: Die Vertreter der Finanzverwaltung haben darauf hingewiesen, dass die Nichtvorlage einer Verfahrensdokumentation zwar ein Formfehler ist, der aber ohne weitere Prüfungsfeststellungen nicht zu einer Hinzuschätzung berechtigt. Im Übrigen sei der Formfehler im Rahmen einer Gesamtgewichtung von eher untergeordneter Bedeutung. Dies gelte besonders für Altfälle vor 2015.

Insofern kann meines Erachtens also zumindest ein Stück weit aufgeatmet werden, auch wenn ich mich schwer tue, Entwarnung zu vermelden.

Welche Gefahr birgt eine fehlende Verfahrensdokumentation für die Berater?

Ich habe an dieser Stelle schon zwei- oder dreimal darüber gebloggt, dass ich es für mehr als sinnvoll halte, wenn die Mandanten eine Verfahrensdokumentation erstellen. Gerade auch aus Haftungsgründen, das heißt zur Vermeidung einer Haftung des steuerlichen Beraters, sollten die Mandanten sanft, aber dennoch energisch auf das Erfordernis hingewiesen werden. In meinen GoBD-Seminaren kommt es immer wieder zu Diskussionen, ob eine Verfahrensdokumentation denn nun wirklich zwingend erstellt muss. Und man ist zuweilen auch der Auffassung, dass ich mit meinen Hinweisen auf die Haftungsgefahren übertreibe.

Nun, ich bin kein Jurist und auch kein Strafrechtler. Meine Hinweise beruhen vielmehr darauf, dass ich von Seiten der Finanzverwaltung vernehme, dass in begründeten Fällen die Berater in Haftung genommen werden sollen. Es mag gelingen, die Haftungsansprüche abzuwehren. Aber unter uns Kollegen: Die Monate, bis Sie Haftungsansprüche von – sagen wir einmal 100.000 Euro – abgewehrt haben, dürften Ihnen schlaflose Nächte bereiten. Die nachstehenden Fälle sollen kurz erläutern, wann ich ein Problem sehe bzw. wie sie in der Praxis von mir beobachtet werden.

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Dürfen Verfahrensdokumentationen für die Jahre vor 2015 angefordert werden?

Im Rahmen von Betriebsprüfungen werden nun zunehmend auch die Verfahrensdokumentationen für Jahre vor 2015 angefordert, wenn der Prüfungszeitraum etwa auch die Veranlagungszeiträume 2013 und 2014 umfasst. Ich werde diesbezüglich im Rahmen von Seminaren immer wieder gefragt, ob eine derartige Anforderung zulässig ist. Nun, bereits in den alten GoBS hieß es: “Der Nachweis der Durchführung der in dem jeweiligen Verfahren vorgesehenen Kontrollen ist u. a. durch Programmprotokolle sowie durch die Verfahrensdokumentation … zu erbringen.” (vgl. BMF 7.11.1995, BStBl 1995 I S. 738, und zwar dort unter II. “Beleg-, Journal- und Kontenfunktionen”). Insofern ist die Antwort eigentlich einfach: Ja, die Verfahrensdokumentationen dürfen auch für die Altjahre angefordert werden. Weiterlesen

Verfahrensdokumentation leicht gemacht

Nach wie vor geistert das “Gespenst” der Verfahrensdokumentation umher. Nahrung erhält es unter anderem durch mittlerweile erhältliche Musterverfahrensdokumentationen im Umfang von 80 und noch mehr Seiten. Da schrecken viele Steuerberater und Unternehmer zurück. Nun wird eine Verfahrensdokumentation bei mittelständischen Unternehmen sicherlich einen derartigen Umfang annehmen müssen und die Muster sind hier sehr lobenswert. Bei der Vielzahl der kleineren Unternehmen ist meines Erachtens aber eine checklisten-basierte Verfahrensdokumentation ausreichend, die üblicherweise in einer Stunde erstellt werden kann. Der typische Fall: Ein Handwerksbetrieb verfügt über ein Auftragsverwaltungs- bzw. Fakturierungsprogramm. Den “Schreibkram” erledigen eine Bürokraft bzw. der Betriebsinhaber und/oder dessen Ehefrau selbst. Um die Buchhaltung kümmert sich der Steuerberater. Hier könnte wie folgt vorgegangen werden:

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Haftung des Beraters bei fehlender Verfahrensdokumentation für Kasse

Bereits vor einiger Zeit hatte ich den Blog-Beitrag „Mandatsniederlegung bei fehlender Verfahrensdokumentation?“ geschrieben. Natürlich wurde daraufhin mit Unverständnis reagiert. Dennoch möchte ich an dieser Stelle – aus aktuellem Anlass – noch einmal auf die Gefahr einer fehlenden Verfahrensdokumentation insbesondere zur Kassenführung hinweisen.

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Wie muss eine Verfahrensdokumentation eigentlich beschaffen sein?

Immer wieder werde ich gefragt, wie eine Verfahrensdokumentation beschaffen sein muss, das heißt, welche Formvoraussetzungen sie erfüllen muss. Meine Antwort lautet dann: Es gibt keine Formvorschriften. In der Praxis bieten sich drei Möglichkeiten an: Weiterlesen

Verfahrensdokumentation: Sie haben nur noch sechs Wochen Zeit

Laut Rn. 151 ff. der GoBD müssen buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtige Steuerpflichtige eine Verfahrensdokumentation erstellen, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt zwar kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.

Dennoch sollte keinem Mandanten geraten werden, auf eine Verfahrensdokumentation zu verzichten. Diese ist nämlich zu „versionieren“, das heißt, sie ist laufend anzupassen. Es wird vielfach nicht gelingen, diese kurz vor einer angekündigten Betriebsprüfung „nachzuschreiben.“ Weiterlesen